1. Décrire précisément la capacité
Notez limites par activité, date, salle et catégorie. Distinguez total et règles d’attribution, notamment groupes ou places accessibles. Précisez quand une place est confirmée puis libérée. Un formulaire envoyé ou un lien externe ne garantit pas un stock synchronisé.
2. Réduire les données collectées
Listez chaque champ, sa finalité et son destinataire. Préférez de simples coordonnées aux justificatifs d’identité inutiles. Définissez les modalités de correction, de conservation et de suppression avec l’organisation responsable. Expliquez quels champs sont obligatoires ou facultatifs. N’envoyez ni données de carte bancaire, ni mots de passe, ni listes sensibles de participants au support général.
3. Traduire les contraintes en besoins
Précisez volumes, pics d’arrivée, devises, langues et outils utilisés. Décrivez créneaux, places, exports et connexions nécessaires. Classez les priorités et nommez les responsables de chaque vérification. Un document concis permet aux équipes techniques et opérationnelles de partager la même version.