1. 定員を正確に記述する
活動、日程、部屋、参加区分ごとに定員を記録します。全体の定員と、団体用の確保枠や車いす席などに関する割り当てルールを区別します。参加枠がいつ確定し、いつ再び申し込み可能になるかを明記してください。フォーム送信や外部決済リンクだけでは販売枠の同期は保証されません。
2. 収集を最小限にする
各項目の目的と必要とする担当を列挙します。不要な本人確認書類より簡単な連絡方法を優先します。訂正、保存、削除の手順を責任組織と決め、必須と任意を説明します。カード情報、パスワード、機微な参加者一覧を一般サポートに送らないでください。
3. 制約を要件にする
規模、到着の集中、通貨、言語、使用ツールを整理します。必要な時間枠、座席、出力、連携を具体化し、優先順位と確認担当を決めます。技術と運営が同じ版で検討できるよう、簡潔な文書にまとめます。