1. 流れと担当を整理する
認知、申し込み、決済、確認、来場、事後連絡までの流れを書き出します。各段階に担当者と実際に使うツールを指定し、主催者、会場、決済事業者を区別します。通常の手順を完了できない参加者のための問い合わせ先も用意します。
2. 自動化より先に例外を決める
重複申請、誤った情報、日程変更、満員、中止を列挙します。誰が判断し、参加者にどう知らせ、どこに記録するかを決めます。主催者の規則と技術上の想定を分けてください。外部事業者が必要な処理に対応できるかも確認します。
3. 公開の可否を判断する
公開に向けて、担当者、確認項目、未解決の質問を一覧にします。コンテンツ、申し込み、購入、到着をひとつの体験として確認します。変更時の判断者と参加者への連絡方法を決め、日程、事業者、担当が変わった際に更新します。