Checklist voor een locatiebezoek vóór je evenement
Mooie foto's bewijzen niet dat een evenement op een locatie werkt. Neem de eisenbrief mee en controleer routes, ruimtes en werkelijke omstandigheden. Deze gids richt zich op het locatiebezoek en een vergelijkbare beslissing.
De redactie van Boletolibre
Gepubliceerd
Bereid de route voor met de eisenbrief
Markeer eisen als noodzakelijk, voorwaardelijk of wenselijk. Vraag om de geplande zaalopstelling en de juiste contactpersonen. Bezoek de locatie zo mogelijk op een vergelijkbaar tijdstip. Vraag toestemming voor foto's en tests. Een bezoek vervangt geen deskundige toets van lokale veiligheids-, toegankelijkheids- of vergunningsregels.
- Gebruik dezelfde eisenbrief bij elke locatie.
- Vraag vooraf om plattegrond en testtoestemming.
Loop de routes van bezoekers en leveranciers
Loop van openbaar vervoer of afzetpunt via ingang, wachtrij en registratie naar toiletten, zaal en uitgang. Test de drempelvrije route zelf. Bekijk podium, stoelen, gangpaden en bruikbare capaciteit in de werkelijke opstelling. Volg ook de route van laadpunt naar opslag en podium.
- Aankomst, toegang en registratie.
- Werkelijke opstelling en bruikbare capaciteit.
- Laden en opslag.
Controleer kritieke voorzieningen
Test met toestemming de verbinding bij registratie en productie. Bekijk stroom, zichtlijnen en geluid. Vraag wie AV, licht, temperatuur en storingen beheert. Controleer catering, water en afval voor zover nodig. Vraag schriftelijke specificaties als een korte test niet volstaat.
- Internet, stroom en AV.
- Verantwoordelijken en storingsroute.
Leg bewijs en open vragen vast
Geef iedere eis een rij: belofte, waarneming, bewijs, oordeel, eigenaar en termijn. Gebruik bevestigd, voorwaardelijk, mislukt of onbekend. Maak alleen met toestemming foto's en leg geen overbodige persoonsgegevens vast. Laat onbewezen toezeggingen schriftelijk bevestigen.
- Scheid belofte van waarneming.
- Bewijs, eigenaar en termijn.
Beslis met duidelijke voorwaarden
Valt een noodzakelijke eis zonder geloofwaardige oplossing af, wijs de locatie dan af. Leg bij een voorwaardelijke keuze oplossing, kosten en bewijs vóór ondertekening vast. Vergelijk locaties op dezelfde eisen en bewaar de reden voor de keuze. Neem afgesproken plattegronden en tijden op in de schriftelijke offerte.
- Beoordeel noodzakelijke eisen eerst.
- Bevestig voorwaarden schriftelijk.
Bronnen en verder lezen
- Event Site Selection and Site InspectionExecutivevents · Geraadpleegd