Briefing-Vorlage für Eventfotografie und Videografie

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Bearbeitbare Foto- und Video-Vorlage herunterladen (Markdown; Englisch)

Trage Datum, Zeitzone, Ort, Räume, Programm, Kontakt und Verwendungszweck ein. Gib beiden Teams denselben aktuellen Ablaufplan und kennzeichne wenige wirklich unverzichtbare Momente. Gleichzeitige Vorträge und Interviews erfordern möglicherweise getrennte Besetzungen.

Benennen Sie für jede Priorität und Änderung eine verantwortliche Person. Lassen Sie die Machbarkeit von den Dienstleistern prüfen, bevor Angebot und Personalplanung als vereinbart gelten.

Momente, Räume und Grenzen kartieren

Erfasse lokale Uhrzeit, Raum, Motiv, gewünschtes Ergebnis und Stichwortgeber. Trenne Pflichtmotive von allgemeiner Atmosphäre. Kläre Bühnenzugang, Licht, Ladewege und Proben. Frage bei parallelen Sessions nach der nötigen Crew, statt eine Person für alle Räume einzuplanen.

Kennzeichne Bereiche ohne Aufnahmen, private Gespräche, Widersprüche von Gästen, Minderjährige und Beschränkungen von Vortragenden. Hinweise und Einwilligungen müssen zum konkreten Event und örtlichen Regeln passen; diese Vorlage erteilt keine Veröffentlichungsrechte. Bestimme eine Kontaktperson für Streitfälle vor Ort.

Fotos, Video und Ton getrennt festlegen

Für Fotos: Stunden, Motive, Auswahl, Bearbeitung, Ausrichtung, Auflösung, Formate und Originaldateien festlegen. Für Video: vollständige Aufzeichnung, Highlightfilm, Hochformat-Clips oder Rohmaterial unterscheiden. Jedes Ergebnis hat einen anderen Schnitt- und Freigabeaufwand; das Angebot muss den Umfang ausweisen.

Kläre die Tonquelle: Saalmischpult, eigenes Mikrofon, Kameraton oder Fernzuschaltung. Notiere AV-Kontakt, erlaubten Anschluss, Test und Ausweichlösung. Halte Technik, Strom, Positionen, Pausen und Mehrstunden im Angebot fest.[1]

Zugängliche Medien vor der Aufnahme planen

Für jede Videofassung festlegen, wer Untertitel, Transkript und gegebenenfalls weitere Beschreibung erstellt und prüft. W3C empfiehlt frühe Planung. Voraufgezeichneter synchronisierter Ton benötigt nach WCAG 1.2.2 im Allgemeinen Untertitel, vorbehaltlich der dortigen Ausnahme. Ein Transkript ersetzt synchronisierte Untertitel nicht automatisch.

Prüfe Untertitel nach dem finalen Schnitt auch auf Sprecherwechsel und wichtige Geräusche. Teste sie im endgültigen Player. Bei informativen Fotos hilft Kontext der Redaktion, sinnvollen Alternativtext zu schreiben.[2][3]

Abnahme, Übergabe und Nutzung vereinbaren

Vereinbare getrennte Termine für Vorschau, gebündelte Korrekturen und Endlieferung von Fotos, Video, Untertiteln und Transkripten. Dokumentiere Dateinamen, Formate, Seitenverhältnisse, sichere Übergabe und Archivverantwortung. Eine Person bündelt Rückmeldungen.

Website, E-Mail, Presse, soziale Kanäle, Nutzungsdauer, Gebiete, Portfolio, Credits und Musik gehören als Fragen in die Vereinbarung. Zahlung bedeutet nicht automatisch unbegrenzte Rechte. Vor Veröffentlichung akzeptierte Dateien, offene Korrekturen und Freigabeperson festhalten.