Checkliste für den Export von Veranstaltungs-Anmeldedaten

Zweck und Zeileneinheit festlegen

Bearbeitbare Export- und Übergabevorlage herunterladen (Markdown, Englisch)

Entscheide, ob eine Zeile eine Bestellung, ein Ticket, eine Person, eine Anmeldung oder einen Check-in bezeichnet. Ein Käufer kann mehrere Tickets erwerben, jedes mit eigenem Gast und Einlassstatus. Nenne Veranstaltungsausgabe, Datum oder Sitzung; ein Serientitel genügt nicht zum Abgleich. Halte fest, welche Entscheidung die Datei unterstützt: Einlass, Verpflegung, Zahlung oder Besucherzahl.[1][2][3][4]

Nur nötige Felder auswählen

Am Einlass können Name, Ticket- oder Sitzplatzart, Zugangsstatus und eine Referenz für Ausnahmen nötig sein, aber nicht Preis oder Werbeeinwilligung. Catering braucht häufig Mengen nach Auswahl statt Namen; Finanzen benötigt Bestell- und Zahlungsreferenzen statt einer Einlassliste. Begründe jedes Feld und seinen Empfänger. Angaben zu Barrierefreiheit oder Ernährung gehören nur an zuständiges Personal in eine gesonderte geschützte Übergabe. Beachte lokale Regeln und freigegebene Richtlinien.[1][2][3][4]

Momentaufnahme eindeutig kennzeichnen

Notiere Quellsystem, exportierende Person, Filter, Ausgabe, Bedeutung der Statuswerte, Uhrzeit mit Zeitzone, Zeilenanzahl und Dateiversion. Kläre, ob offene, stornierte, erstattete, kostenlose, übertragene und bereits eingecheckte Vorgänge enthalten sind. Anbieter definieren Status verschieden: Ein Bestellexport ist nicht immer eine Teilnehmerliste, und eine abgeschlossene Bestellung beweist keinen Besuch. Behalte Original-IDs und prüfe Zeichen sowie Datumswerte im Zielprogramm.[1][2][3][4]

Über genehmigten Kanal übergeben

Jeder Empfänger erhält nur seine freigegebene Ansicht über einen zugriffsgeschützten Weg. Sende keine vollständige Anmeldedatenbank an vorübergehende Helfer und speichere sie nicht öffentlich. Lege fest, ob Drucken, Herunterladen oder Weiterleiten erlaubt sind, wer Ausnahmen klärt und wann eine neue Version folgt. Eine Offline-Einlassliste braucht einen Zeitstempel und späteren Abgleich, weil sie neue Käufe, Erstattungen und Check-ins nicht kennt.[1][2][3][4]

Abgleichen und Kopien zurücknehmen

Vergleiche Zeilen und Statussummen sofort nach dem Export sowie nach wesentlichen Änderungen mit der Quelle. Dokumentiere Ausschlüsse und die Dateiversion für Badges, Catering oder Berichte. Nach dem Event gleiche Einlasszahlen mit dem Live-System ab, sammle Ausdrucke ein und befolge die freigegebenen Aufbewahrungs- und Löschregeln je Empfänger. Finanzbelege und operative Kopien haben möglicherweise unterschiedliche Vorgaben; ein allgemeiner Blog setzt keine Frist fest.[1][2][3][4]