Vorlage zur Nachverfolgung von Sponsorleistungen bei Events

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Eine Zeile je Zusage: genaue Beschreibung, Vertragsstelle, Verantwortliche, Abhängigkeit, Frist, Status, Beleg und Prüfung durch den Sponsor. Legen Sie je Sponsor und Eventausgabe eine Kopie an. Diese Übersicht konzentriert sich auf nachweisbare Erfüllung.[1]

Nachweise vorab festlegen

Klären Sie Platzierung, Zeitraum und vereinbarte Größe sowie den passenden Nachweis: URL, datierte Aufnahme, Versandprotokoll oder Plattformbericht. Cvent dokumentiert Klicks und Impressionen für bestimmte Anzeigenformate; andere Systeme liefern nicht automatisch dieselben Werte.[2]

Ausnahmen sichtbar halten

Unterscheiden Sie offen, in Arbeit, geliefert ohne Beleg, zur Prüfung vorgelegt, akzeptiert und Ausnahme. Halten Sie bei fehlenden Vorlagen oder Freigaben den nächsten Schritt und die zuständige Person fest. Änderungen an Zusagen schriftlich entscheiden.

Erfüllung und Wirkung trennen

Berichten Sie akzeptierte, offene und strittige Leistungen getrennt von beobachteten Klicks oder geschätzter Reichweite. Nennen Sie Zeitraum und Methode. Gute Nutzung ersetzt keine verpasste Vertragsleistung; personenbezogene Daten nur mit geprüfter Berechtigung weitergeben.

Gemeinsam abschließen

Gleichen Sie die Liste mit dem letzten Vertragsstand ab, fügen Sie datierte Belege hinzu und besprechen Sie Abweichungen. Bericht und genehmigte Änderungen nach den Aufbewahrungsregeln archivieren.