Veranstaltungslocation: Pauschale oder Einzelangebot vergleichen

Dieselbe Veranstaltung beschreiben

Notiere Datum, Programm, Aufbau und Abbau, niedrige/erwartete/hohe Teilnehmerzahl, Raumaufteilung, Breakouts und Übernachtungen. Trenne notwendige Leistungen von optionalen Ergänzungen. Beide Locations erhalten denselben Stand der Anforderungen; Angebote für unterschiedliche Größen sind noch kein fairer Preisvergleich.

Leistungen einzeln abgleichen

Kennzeichne jede Position als enthalten, separat berechnet, bedingt, ausgeschlossen oder ungeklärt. Ein Projektor im Hauptraum bedeutet nicht automatisch Technik in jedem Nebenraum. Babson nennt Breakout-Räume als zusätzliche Position; Emory beschreibt eine von der Teilnehmerzahl abhängige Raumausstattung. Das sind Beispiele ihrer eigenen veröffentlichten Angebote, keine allgemeingültigen Regeln.[1][2]

Frage nach einem schriftlichen Preis für jede notwendige Lücke. Eine nicht erwähnte Leistung hat nicht automatisch den Preis null.

Prognose, Mindestzahl und Garantie trennen

Halte erwartete Personen, abrechenbare Mindestzahl, endgültig garantierte Anzahl und tatsächlich Erschienene getrennt fest. Kläre, welche Zahl für Raum, Essen und Pauschale maßgeblich ist und bis wann Änderungen möglich sind. Bei mehreren Tagen kann jede Tageszahl anders sein. Berücksichtige die Abrechnung für Team, Vortragende und Gäste ausdrücklich.

Mehrere Teilnehmerzahlen rechnen

Als einfache Planungsformel gilt: Pauschalbasis = Satz × größere Zahl aus Prognose und vereinbartem Minimum. Einzelbasis = feste Raum-/Technikkosten + Preis pro Person × abrechenbare Anzahl. Notwendige Extras, Gebühren und Steuern kommen gemäß schriftlichem Angebot hinzu. Frage nach einer Endsumme, wenn Steuerbasis oder Mindestregel unklar sind. Vergleiche niedrige, erwartete und hohe Teilnahme sowie zusätzliche Räume oder Stunden.

Reines Rechenbeispiel: 90 pro Person bei mindestens 45 gegenüber 2.400 fest plus 35 pro Person. Bei 30 Personen ergeben sich 4.050 und 3.450, bei 45 Personen 4.050 und 3.975, bei 60 Personen 5.400 und 4.500. Alle Beträge sind erfunden und bereits als vollständig angenommen.

Änderungen durchspielen

Prüfe, ob Technikcheck, Einlass, Programm, Umstellungen, Verpflegung und Abbau in die gebuchten Zeiten passen. Frage nach Mehrstunden, Betreuung, Internet und Fremddienstleistern. Eine ungenutzte Pauschalleistung ergibt nicht automatisch eine Gutschrift. Anzahlungen sowie Änderungs- und Stornobedingungen gehören neben den Preisvergleich.

Vergleichsblatt herunterladen

Bearbeitbares Vergleichsblatt herunterladen (Markdown, Englisch)

Das Arbeitsblatt erfasst gemeinsamen Bedarf, Leistungsstatus, drei Szenarien, offene Fragen und die Entscheidung. Bewahre die Originalangebote auf und markiere ungeklärte Angaben als solche.

Eine vergleichbare Wahl freigeben

Prüfe Umfang, Kapazität, Zugänglichkeit, Gesamtkosten, Zahlungszeitpunkte und offene Punkte. Das günstigere Angebot ist nicht gleichwertig, wenn notwendige Räume oder Unterstützung fehlen. Nach der Buchung müssen öffentliche Orts- und Anreiseangaben stimmen. Bei einem Eintrag auf Boletolibre.com gehören vertrauliche Angebotsbeträge weiter in interne Planungsunterlagen.

Fragen an die Location

Bitte um schriftliche Antworten. Rechtliche, steuerliche und sicherheitsrelevante Punkte benötigen gegebenenfalls fachliche Prüfung vor Ort.