Checkliste für den letzten Veranstaltungsrundgang vor der Türöffnung

Ein Öffnungsprotokoll kopieren

Bearbeitbares Öffnungsprotokoll herunterladen (Markdown, Englisch)

Kopieren Sie das englische Protokoll für jeden Veranstaltungsort oder Bereich. Tragen Sie Planstand, vereinbarte Öffnungszeit, Route, Serviceverantwortliche und entscheidungsberechtigte Person ein. Cornell Tech lässt Kunden die Raumaufbauten mit dem Event-Team durchgehen und Catering sowie IT vor Veranstaltungsbeginn treffen. Passen Sie diese Übergabe an die Teams und Zugangsregeln Ihres Ortes an.[1]

Den Gästeweg mit den Zuständigen abgehen

Folgen Sie dem Gästeweg vom Ankommen über die Registrierung bis zu jedem genutzten Raum. Die zuständige Person soll den tatsächlichen Aufbau mit der freigegebenen Vorlage vergleichen, statt nur ein Kästchen anzukreuzen. Palmer Commons verlangt die Kontrolle des Raumaufbaus und bei Bedarf einen Soundcheck. Michigan Ross nennt auch AV, Verpflegung und Registrierung für den Veranstaltungstag.[2][3]

Abweichungen sichtbar halten

Beschreiben Sie jede Abweichung als beobachtbaren Zustand mit zuständiger Person, nächstem Schritt und erneuter Prüfzeit. Fehlende Schilder, ungetestete AV-Eingänge und verspätete Dienstleister brauchen jeweils einen eigenen Weg; aus „offen“ wird durch die nahende Öffnungszeit nicht „bereit“. Fragen zu Zugang, Fluchtwegen und anderen Fachthemen gehen nach dem freigegebenen Plan an die autorisierte Person des Veranstaltungsorts.

Öffnung entscheiden und weitergeben

Die benannte entscheidungsberechtigte Person hält bereit, bedingt oder zurückgestellt fest. Bedingt gilt nur für eine von ihr akzeptierte Abweichung mit Abhilfe und Gästeinformation; Fachprüfungen werden dadurch nicht ersetzt. Bei Zurückstellung bestimmen Sie, wer Ankommende informiert und wann erneut geprüft wird. Notieren Sie Entscheidungszeit, Bestätigung von Veranstaltungsort und Organisation, Empfänger im Einlassteam und Protokollstand. Prüfen Sie Änderungen nochmals vor der tatsächlichen Türöffnung.