Checkliste für die Besichtigung einer Eventlocation
Schöne Bilder beweisen nicht, dass eine Veranstaltung vor Ort funktioniert. Nimm das Anforderungsbriefing mit und überprüfe Wege, Räume und Betriebsbedingungen. Diese Anleitung konzentriert sich auf die Besichtigung und eine vergleichbare Entscheidung.
Boletolibre-Redaktion
Veröffentlicht
Besuch anhand des Briefings vorbereiten
Kennzeichne Muss-Kriterien, bedingte Kriterien und Wünsche. Bitte um den geplanten Raumplan und passende Ansprechpersonen. Besuche den Ort möglichst zu einer vergleichbaren Tageszeit. Kläre Foto- und Testrechte. Eine Besichtigung ersetzt keine fachliche Prüfung lokaler Sicherheits-, Barrierefreiheits- oder Genehmigungspflichten.
- Ein Briefing für alle Kandidaten.
- Raumplan und Testrechte vorab klären.
Wege von Gästen und Lieferanten abgehen
Gehe vom ÖPNV oder Ausstieg über Eingang, Warteschlange und Check-in bis zu Toiletten, Saal und Ausgang. Prüfe den stufenfreien Weg selbst. Markiere Bühne, Sitzplätze, Gänge und nutzbare Kapazität im tatsächlichen Aufbau. Folge danach der Lieferroute über Türen, Aufzüge und Lager zum Saal.
- Anreise, Zugang und Check-in.
- Echter Aufbau und nutzbare Kapazität.
- Liefer- und Lagerweg.
Kritische Leistungen prüfen
Teste mit Erlaubnis die Verbindung an Check-in und Regie. Frage nach Strom, Sichtlinien, Akustik und Verantwortlichen für Technik, Licht und Klima. Prüfe Catering-, Wasser- und Abfallbereiche, soweit nötig. Verlange technische Daten schriftlich, wenn ein kurzer Test nicht ausreicht.
- Internet, Strom und Technik.
- Zuständige Personen und Störungsweg.
Belege und offene Fragen festhalten
Erfasse jede Anforderung in einer Zeile: Zusage, Beobachtung, Beleg, Urteil, Zuständigkeit und Frist. Verwende bestätigt, bedingt, gescheitert oder unbekannt. Fotografiere nur mit Erlaubnis und vermeide unnötige Personendaten. Bitte um schriftliche Klärung offener Aussagen.
- Zusage und Beobachtung getrennt.
- Belege, offene Punkte und Termine.
Entscheidung mit Bedingungen treffen
Ein unbehebbarer Ausfall eines Muss-Kriteriums spricht gegen die Location. Bei bedingter Eignung dokumentiere Abhilfe, Kosten und Nachweis vor Vertragsabschluss. Vergleiche Kandidaten nach denselben Kriterien und halte die Entscheidung fest. Vereinbarte Pläne und Zeiten gehören in das schriftliche Angebot.
- Muss-Kriterien zuerst prüfen.
- Bedingungen schriftlich bestätigen.
Quellen und weiterführende Informationen
- Event Site Selection and Site InspectionExecutivevents · Abgerufen