Vorlage für Ankunftscheck-in und Postenübergabe von Event-Ehrenamtlichen
Ein ausgefüllter Dienstplan zeigt nicht, wer tatsächlich angekommen ist. Gib der Anlaufstelle eine aktuelle Schichtliste und ein einfaches Protokoll vom Eintreffen bis zum Posten. Der Check-in erfasst die Anwesenheit; die Bereichsleitung bestätigt den Einsatz. Keiner der Schritte ersetzt einen Stundennachweis oder ändert allein eine Einteilung.
Boletolibre-Redaktion
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Ankunfts- und Postenübergabeblatt herunterladen (Markdown, Englisch)
Nutze ein Blatt pro Veranstaltungsausgabe. Neben der geplanten Aufgabe stehen Ankunftszeit, Kontakt an der Anlaufstelle, aufnehmende Leitung und Bestätigung am Posten; Ausnahmen bekommen eine eigene Zeile. Informationen, die nicht in ein gemeinsam genutztes Betriebsprotokoll gehören, laufen über den vertraulichen Kontaktweg der Veranstaltung.
Die Anlaufstelle mit dem aktuellen Dienstplan vorbereiten
Vor der ersten Schicht braucht die Anlaufstelle eine datierte Planversion, Schichtkennungen, Aufgaben oder Zonen und Kontakte der Aufsicht. Lege fest, wo Ehrenamtliche auf Einweisung oder Material warten und wer fehlende Namen oder geänderte Einteilungen klärt. Der genehmigte Zugangs- und Wegeplan des Veranstaltungsorts bestimmt, wohin Personen gehen dürfen; das Formular erteilt keinen Zugang.
Ankunft erfassen und zum Posten leiten
Suche die zugeteilte Schichtkennung und erfasse die tatsächliche Ankunftszeit. Teile Aufgabe, Posten und Aufsicht aus dem aktuellen Plan mit. Fehlt die Einteilung, weicht sie von der erhaltenen Nachricht ab oder ist der Posten schon besetzt, leite den Fall an die Koordination weiter, statt am Tisch eine zweite Einteilung zu schaffen. Halte Entscheidung und verwendete Planversion fest. Telefonnummern und persönliche Umstände gehören nicht in ein breit geteiltes Blatt.
Empfang am Posten bestätigen lassen
Die zuständige Leitung bestätigt die Ankunft am Posten mit Uhrzeit. Fehlen Einweisung, Ausweis oder Geräteübergabe, benenne eine verantwortliche Person und lasse die Zeile offen; körperliche Gegenstände gehören in das getrennte Ausgabeprotokoll. Ein Check-in am Tisch ohne Bestätigung am Posten muss nachverfolgt werden und belegt keine Besetzung.
Besetzungslücken mit der Koordination klären
Markiere zum vereinbarten Prüfzeitpunkt eingeteilte Personen ohne Check-in. Die Koordination klärt Verspätung, Abwesenheit oder Umteilung, entscheidet über die Besetzung und aktualisiert den maßgeblichen Plan. Informiere Anlaufstelle und betroffene Leitung. Prüfe zum Schichtende offene Zeilen; Korrekturen tatsächlich geleisteter Stunden laufen über den getrennten Stundennachweis.