Configurer des bornes d’auto-enregistrement pour un événement

Définir la tâche de la borne et le responsable des exceptions

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Définissez la tâche de la borne : enregistrer une arrivée, imprimer un badge si nécessaire ou orienter vers un comptoir tenu par le personnel. Listez l’événement, la date et les catégories de billets admissibles. Désignez la personne qui vérifie le droit d’accès si le résultat de la borne ne suffit pas, ainsi qu’un responsable des refus, dossiers introuvables et scans répétés.

N’activez que les options de recherche et de correction offertes par votre prestataire. Ticket Fairy décrit le scan ou la saisie du code du billet et une recherche facultative par code reçu par courriel ; sa borne renvoie les refus et réimpressions au personnel. Eventleaf indique que les participants peuvent réimprimer leur badge et corriger leurs informations à la borne. Vérifiez les options activées avant de rédiger les consignes.[1][2]

Préparer la borne et le parcours assisté

Attribuez l’appareil, la méthode de scan et, si besoin, l’imprimante. Vérifiez alimentation, réseau, consommables, connexion et épreuve du badge à l’entrée réelle. Signalez le comptoir d’assistance à côté du parcours autonome. Conservez les identifiants et liens de borne dans les systèmes autorisés, jamais sur une fiche publique.

Ouvrez le mode borne du prestataire sur l’appareil prévu et confirmez l’événement. Ticket Fairy utilise un lien de poste et attribue les enregistrements et badges au nom de la borne ; Eventleaf décrit une application Check In sur tablette. Notez qui peut ouvrir, remplacer et fermer cette borne sans supposer un chemin de menu commun.[1][2]

Répéter les cas de billet et d’impression

Avec des billets de test autorisés, répétez une arrivée valide du scan jusqu’au dossier d’enregistrement et au badge. Essayez ensuite un billet invalide ou d’un autre événement, un billet déjà utilisé et un participant sans son billet. Notez pour chaque cas l’écran affiché et l’état d’enregistrement de référence. Un badge imprimé ne prouve pas à lui seul le droit d’entrée.

Simulez une panne d’imprimante et le recours au personnel. Vérifiez si une nouvelle tentative modifie l’arrivée ou produit un autre badge. Ticket Fairy limite sa borne à un badge par billet et renvoie les réimpressions au personnel ; Eventleaf permet la réimpression sur borne. Si un billet invalide passe, qu’un doublon est mal compté ou que la panne rend l’état incertain, suspendez la borne et saisissez le responsable des exceptions.[1][2]

Ouvrir, surveiller et fermer la borne

N’ouvrez qu’après confirmation de l’événement, du mode, de l’imprimante et du comptoir d’aide par l’opérateur. Observez les premières opérations réelles et consignez les exceptions par référence, sans recopier de codes de billets actifs sur la fiche. Devant un résultat inattendu, mettez la borne en pause et dirigez les arrivants vers le personnel jusqu’à résolution dans le dossier de référence.

À la fermeture, utilisez la procédure du prestataire et confirmez que l’écran n’accepte plus d’arrivées. Ticket Fairy décrit l’arrêt du lien de sa borne ; d’autres systèmes peuvent différer. Rapprochez les enregistrements, les badges et les cas non résolus au comptoir. Transmettez l’état de fermeture et le responsable à l’équipe suivante ; auto-enregistrement et impression restent distincts de toute décision d’accès supplémentaire.[1]