Checklist du responsable d’arrêt de navette événementielle et registre d’embarquement

Définir le rôle à l’arrêt et les décisions réservées

Désignez un responsable côté organisateur, un coordinateur présent à chaque arrêt, le répartiteur de l’opérateur et le contact du site. Précisez qui confirme véhicule et trajet, compte les montées, approuve un changement d’heure ou d’arrêt et informe les participants. Une personne peut cumuler des tâches, mais le circuit de validation reste explicite. Le coordinateur constate et signale un problème ; il n’invente ni itinéraire ni zone d’arrêt.

L’administration fédérale américaine des transports recommande aux agences et organisateurs de grands événements de coordonner besoins, horaires et accessibilité. Le HSE britannique distingue arrivée, circulation et départ et évoque la coordination avec les transporteurs. Ces textes éclairent une relève locale sans fixer de règle universelle. Le plan approuvé du site et de l’opérateur gouverne circulation, point de montée, véhicule et décisions spécialisées.[1][2]

Recevoir le plan actuel avant le premier départ

Télécharger le registre modifiable d’arrêt et d’embarquement (Markdown, en anglais)

Demandez la version en vigueur : identifiants des lignes et trajets, créneaux, noms exacts des arrêts, consignes aux voyageurs, contact de répartition, contact du site et canal de changement. Comparez le nom de l’arrêt sur page, carte, panneau et instruction au conducteur. En cas de contradiction, consignez-la et demandez une version confirmée avant de renseigner la file.

Convenez des données réellement nécessaires à l’opérateur pour reconnaître les voyageurs. Une liste nominative n’est pas toujours utile : certains services reposent sur une réservation, un simple comptage ou un accès ouvert. Si des noms ou contacts sont nécessaires au service approuvé, conservez-les dans le système restreint. Pour une relève courante, utilisez des totaux ; ne mettez pas de besoins personnels d’accessibilité dans une feuille largement partagée.

Préparer la fiche d’arrêt et vérifier les contacts

Inscrivez arrêt actuel, ligne, premier et dernier trajet, répartition, contact d’escalade et canal des mises à jour. Ajoutez le contact confirmé pour l’embarquement accessible et le lieu où demander de l’aide, sans promettre une prestation non confirmée. Testez téléphone, radio ou messagerie au véritable arrêt et convenez d’un contact de secours.

Parcourez avec le site le chemin annoncé de l’entrée à l’arrêt approuvé. Le site décide si chemin et attente restent adaptés à son plan. Harmonisez panneaux et consignes, également pour le retour. Le personnel doit savoir qui appeler si changent attente, file ou circulation ; cet article ne définit pas les mesures de trafic ou de foule.

Avant la première prise en charge du public, faites un bref contrôle croisé : le coordinateur annonce ligne et prochain trajet à la répartition, qui confirme le service affecté ou le laisse ouvert ; le site confirme la zone d’attente approuvée et l’organisateur le message public. Notez résultat et heure. Si un point manque, marquez-le en attente et désignez un contact. Reprenez ce contrôle après une relève ou un changement d’arrêt. Ce n’est ni une autorisation de départ ni une garantie d’arrivée.

Consigner quelques faits pour chaque trajet

Ouvrez une ligne lorsque l’opérateur confirme un véhicule pour un trajet nommé. Notez heure et arrêt prévus, identifiant donné par l’opérateur, arrivée réelle, début d’embarquement, total de personnes montées, départ réel et personne ayant confirmé. Sans véhicule, inscrivez « non confirmé » plutôt qu’une arrivée supposée. Personnes en attente, embarquées, billets vendus et entrées au site sont des chiffres distincts.

Ne comparez le comptage observé au registre convenu de l’opérateur que si les deux chiffres existent et sont comparables. Un écart peut venir d’un autre arrêt, d’un trajet modifié, d’une absence ou d’une erreur de comptage. Gardez les deux chiffres et notez responsable, suivi et résolution. L’opérateur décide de la capacité et de toute montée supplémentaire ; ne promettez pas une place ultérieure sans confirmation.

Transformer un écart en information confirmée

En cas de retard, véhicule absent, nouvel arrêt ou correspondance manquée, consignez d’abord ce que la répartition ou le site a confirmé. Une retenue de départ, un véhicule de remplacement ou un déplacement d’arrêt relève du décideur indiqué dans le plan. Le coordinateur transmet la décision confirmée et note quand organisateur, autres arrêts et personnel l’ont reçue. Une solution non approuvée ne doit pas être annoncée comme disponible.

Un message bref donne ligne et arrêt concernés, état vérifié, heure de prochaine mise à jour avec fuseau horaire et contact joignable ou solution confirmée. Diffusez la même version sur les canaux réellement utilisés, y compris à l’arrêt. Faute d’heure d’arrivée fiable, dites qu’elle est en vérification. Conservez le message précédent pour la relève.

Transmettre les trajets ouverts et clore le registre

À la relève, la personne sortante explique trajet actif et écarts non résolus. Ensemble, comparez dernière nouvelle de l’opérateur, prochain départ, estimation des personnes en attente, version du message et contacts. Notez acceptation et heure ; un message resté sans réponse ne vaut pas relève.

Après le dernier trajet confirmé, rapprochez trajets prévus et observés, totaux recueillis, questions ouvertes et informations nécessitant un suivi. Transmettez le registre au responsable désigné par le canal approuvé. Les listes nominatives éventuelles restent dans le processus restreint. Clore ce registre ne certifie ni transport, ni circulation, ni sécurité du site.