Note de frais du personnel événementiel : formulaire modifiable
Lorsqu’un membre de l’équipe paie une dépense pour l’événement, il faut savoir ce qui a été acheté, pour quelle édition et quelle décision a suivi. Ce formulaire concerne des frais déjà engagés. Un achat envisagé relève d’une autre demande ; le budget approuvé ne valide pas chaque remboursement.
La rédaction de Boletolibre
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Télécharger le formulaire de frais
Télécharger le formulaire modifiable (Markdown, en anglais)
Le modèle contient l’événement, la personne, les postes détaillés, les références des justificatifs, les avances, la décision et la référence du paiement. Copiez-le pour chaque personne. Définissez dans votre propre politique les catégories admissibles, les preuves, le canal de dépôt et le délai de paiement avant toute avance de frais. Le modèle ne décide pas à votre place.
Décrire les frais réellement payés
Pour chaque poste, indiquez la date, l’achat, son utilité pour l’événement, la catégorie, la devise, le montant et une référence sécurisée au justificatif. Ajoutez l’autorisation préalable si votre politique l’exige. Un devis n’est pas une dépense réglée. Séparez les sous-totaux par devise ; l’équipe financière appliquera ensuite sa méthode de conversion approuvée.
- Identifiez qui a payé, son rôle et l’édition de l’événement.
- Notez les avances ou paiements directs pour éviter un double remboursement.
- Signalez les justificatifs manquants et les exceptions à une personne habilitée.
Examiner puis clôturer la demande
Le responsable événementiel confirme l’utilité de la dépense ; la finance vérifie la politique, les preuves, les doublons et les avances. Consignez montant et devise validés, date et motif d’un retour ou d’un refus. La personne doit savoir quelle réponse reste attendue. La référence et l’état du paiement sont distincts de la validation : une signature ne prouve pas un virement.
Protéger les données personnelles
Réservez l’accès au formulaire et aux justificatifs aux personnes concernées. Un document partagé n’a besoin que d’une référence de paiement ; conservez les coordonnées bancaires et les données de carte dans le système financier autorisé. Suivez ses règles de conservation et de rectification. Les salariés, prestataires et bénévoles peuvent relever de règles locales différentes ; demandez un avis adapté.