Modèle de demande d'approbation du budget d'un événement

Télécharger la fiche modifiable

Télécharger la demande et le registre de décision (Markdown en anglais)

Utilisez une fiche par version et reliez le budget détaillé et les devis. La politique de votre organisme détermine les habilitations.[2][3]

Définir la décision demandée

Précisez objectif, édition, périmètre, changements et date limite réelle d'une offre avec son fuseau horaire. Séparez coûts prévus, engagements déjà pris et recettes estimées : une prévision n'est pas une somme encaissée.[1][2]

Identifier la personne habilitée

Vérifiez qui peut approuver ce montant selon vos règles et si plusieurs validations sont nécessaires. N'imposez ni taux de réserve ni nombre de devis arbitraires. Les recommandations de la Charity Commission concernent les organismes caritatifs en Angleterre et au pays de Galles.[3]

Consigner un résultat exploitable

Notez version, plafond, devise, date, approbateur et décision : approuvée, approuvée sous conditions, renvoyée ou refusée. Attribuez chaque condition à un responsable avec une nouvelle échéance.[2]

Distinguer budget, commande et paiement

L'approbation du budget ne prouve ni une commande, ni un contrat signé, ni le paiement d'une facture. Conservez des preuves séparées et soumettez les changements importants selon votre règle de réapprobation.