Cahier des besoins d’un lieu événementiel : modèle de comparaison
Comparer des devis est difficile si chaque lieu répond à une question différente. Avant les visites, décrivez les besoins et les points à confirmer. L’Events Industry Council propose des modèles de spécification et d’appels d’offres, actuellement en révision. Cette feuille originale pose les mêmes questions à chaque lieu.
La rédaction de Boletolibre
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Donner les mêmes données à tous
Précisez format, dates préférées et de secours, fourchette de participants, disposition, montage et démontage, et échéance de choix. Séparez impératifs et préférences. Une salle pouvant recevoir 250 personnes debout ne peut pas forcément en asseoir autant avec scène et circulation accessible. Demandez la capacité utile dans votre configuration.
- Dates : option et accès autour des horaires publics.
- Personnes : public, équipe et fournisseurs.
- Espaces : salle principale et espaces annexes si nécessaires.
- Priorité : obligatoire, conditionnel ou souhaitable.
Décrire accès et fonctionnement
Détaillez arrivée sans marche, installations accessibles, assises, transports et dépose. Demandez où le besoin est satisfait et quelles limites existent, pas un simple « oui ». Selon l’événement, prévoyez files, entrées, sanitaires, eau, signalétique, abri météo et responsabilités d’évacuation. La visite vérifiera les réponses.
| Besoin | Preuve demandée |
|---|---|
| Capacité | Plan et base du calcul |
| Accès | Parcours, équipements et limites |
| Arrivée | Plan transports et dépose |
| Horaires | Montage et démontage écrits |
Décrire technique et restrictions
Listez son, écrans, lignes de vue, éclairage, électricité, internet et scène nécessaires. Séparez ce que vous apportez et ce que le lieu fournit. Demandez accès pour tests, quai, ascenseurs, stockage, assistance et règles pour prestataires externes. Si l’accueil ou la diffusion dépendent du réseau, demandez ses caractéristiques et un essai ; « Wi-Fi inclus » ne prouve pas le service.
Comparer le coût total et les conditions
Demandez un devis ventilé : location, personnel imposé, sécurité, nettoyage, électricité, audiovisuel, frais de service, minimum de restauration et taxes si applicables. Demandez acompte, assurance, annulation, modifications, exclusivité et responsabilités de permis locaux. Faites examiner le contrat avec les compétences nécessaires. La collection RFP de l’EIC est en révision et vise des données communes et besoins particuliers.[1]
Comparer les réponses écrites
Copiez la feuille pour chaque lieu. Notez réponse, preuve, coût supplémentaire et responsable de vérification en visite. Résolvez les impératifs sans réponse avant de noter les agréments. Utilisez les mêmes critères puis consignez choix et motif dans le registre de décisions. Le brief ne prouve pas que les prestations seront livrées.
Sources et lectures complémentaires
- Events Industry Council TemplatesEvents Industry Council · Consulté