Modèle de demande et de confirmation de changement de créneau bénévole
Si une personne bénévole ne peut plus assurer un créneau attribué, elle doit pouvoir demander un changement clairement. Une demande ne vaut pas nouvelle affectation. Une personne coordinatrice vérifie le poste concerné, consigne la décision et prévient toutes les personnes qui utilisent le planning.
La rédaction de Boletolibre
Publié
Télécharger la feuille modifiable de demande et de décision
Télécharger le modèle de changement de créneau et de décision (Markdown en anglais)
Copiez la feuille pour une édition de l’événement. La première partie décrit le créneau actuel et souhaité ; la seconde suit la couverture, la validation, la version du planning et la confirmation. Prévoyez un canal privé pour les circonstances personnelles. Le planning partagé n’a besoin que du résultat opérationnel.
Demander le changement précis
Notez la référence de la personne bénévole, son rôle, son lieu, la date et l’horaire actuels, puis la demande : libération du créneau, autre horaire ou échange proposé avec une autre personne. Vérifiez que cette dernière accepte que sa candidature soit examinée. Son nom dans le formulaire ne prouve pas qu’elle accepte le créneau. Indiquez un contact et un délai de réponse propre à l’événement seulement si la coordination peut le tenir.
Vérifier la couverture avant de décider
Comparez la demande au planning en vigueur et à la fiche de rôle. Vérifiez la disponibilité de la personne proposée, les exigences approuvées du poste et si le déplacement laisse un autre poste vacant. Pour un changement partiel, précisez l’heure exacte de relève et la personne responsable. Si une tâche exige une habilitation ou une condition particulière, la personne compétente confirme l’aptitude ; le formulaire ne certifie personne. Gardez la demande en attente tant que ces vérifications restent ouvertes.
Mettre à jour un seul planning de référence et prévenir les deux parties
La coordination consigne « approuvé », « refusé » ou « autre option proposée », ainsi que l’heure et la personne décisionnaire. Pour un changement approuvé, modifiez d’abord le planning en vigueur, puis communiquez aux bénévoles et responsables concernés le nouveau rôle, lieu, horaire d’arrivée et contact. Confirmez que la personne entrante accepte l’affectation finale. En cas de refus, précisez quel créneau reste applicable et où discuter d’une autre option. Identifiez les anciennes versions pour qu’une capture périmée ne soit pas prise pour l’instruction actuelle.
Clore les points ouverts avant l’événement
Le registre reste ouvert jusqu’à la consignation de la décision, de la mise à jour du planning et des notifications. Sans remplacement confirmé, le poste reste un problème de couverture à résoudre par la coordination, pas un échange achevé. Lors du prochain briefing, vérifiez que la personne responsable connaît l’affectation et la relève à jour.