Configurer les billets d'un événement récurrent à plusieurs dates
Un cours ou spectacle récurrent répète la même expérience, mais chaque date doit garder un billet et un enregistrement d'accès clairement identifiés. Déterminez d'abord si l'achat porte sur une séance ou sur plusieurs jours. Vérifiez ensuite chaque date dans la billetterie.
La rédaction de Boletolibre
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1. Choisir le modèle d'événement
Télécharger la fiche de test des billets par date (Markdown, en anglais)
Décrivez le droit d'entrée en une phrase : par exemple, un billet donne accès à une personne au cours du jeudi choisi. Listez dates, heures, lieu, fuseau horaire et exceptions prévues. Si un achat couvre tous les jours, un pass multijour peut mieux convenir ; si chaque date est une nouvelle édition autonome, la duplication peut être préférable. Eventbrite distingue un seul événement sur plusieurs dates des séances récurrentes identiques. Choisissez selon le droit acheté, pas seulement selon l'affichage du calendrier.[1]
2. Construire le calendrier des séances
Saisissez la répétition, puis contrôlez chaque date générée. Comparez changements d'heure saisonniers, jours fériés omis, horaires particuliers et lieux exceptionnels au planning approuvé. Une date visible dans le calendrier organisateur n'est pas nécessairement sélectionnable à l'achat. Peatix précise que les informations et types de billets de son événement récurrent s'appliquent à toutes ses séances, sans personnalisation par séance. Cette limite est propre à Peatix ; vérifiez les autres plateformes séparément.[3]
Attribuez à chaque séance un identifiant interne court dans la fiche. Mettez en regard la date et l'heure publiques avec l'heure et le fuseau du dossier organisateur. Cela permet de repérer une erreur avant l'envoi des confirmations.
3. Associer billets et stocks aux dates
Pour chaque séance, notez les billets qui doivent apparaître, la quantité approuvée, la période de vente et les exceptions. Vérifiez dans votre configuration si le stock dépend de la séance, du créneau ou de toute la série. Dans la nouvelle expérience récurrente d'Eventbrite, réservée aux organisateurs américains et canadiens, les types de billets peuvent couvrir tous les créneaux ou certains seulement ; quantité et capacité peuvent aussi être définies pour un créneau. Ce n'est pas une règle générale. Peatix indique une même quantité prévue de billets pour chaque séance de son modèle. Ne promettez pas un prix ou une limite spécifique sans comparer vue acheteur et dossier organisateur.[2][3]
Conservez une ligne de stock par séance même si la plateforme propose une valeur commune au départ. Si une date dispose de moins de places, notez l'approbation et le réglage qui l'applique réellement. Un plafond d'inscription n'est pas une validation de sécurité de la salle.
4. Tester l'achat et le contrôle d'accès
Utilisez un aperçu s'il existe, ou un essai contrôlé autorisé, pour la première, une date intermédiaire, la dernière et chaque exception. Sélectionnez la date ; vérifiez nom des billets, prix affiché, disponibilité et date du parcours d'achat. Comparez la confirmation à la séance voulue. Répétez avec un billet qui ne devrait pas être disponible à cette date. Contrôlez que le dossier organisateur rattache bien l'essai à cette séance ; l'objet du courriel ne suffit pas.[3]
Examinez la vue de contrôle d'accès pour la date exacte. Peatix indique que billets et check-in se gèrent par séance dans son système récurrent ; les autres plateformes peuvent différer. Testez sans risque un billet valide et un billet d'une autre date. Notez le résultat et la personne chargée des exceptions avant l'ouverture. Un scan réussi pour une date ne prouve pas l'accès à une autre.[3]
5. Attribuer la responsabilité des modifications
Nommez les responsables du calendrier, du stock et des dossiers d'accès, même si une seule personne cumule ces rôles. Avant publication, rapprochez dates publiques, choix à l'achat, confirmation et totaux par séance de la fiche. Après une modification de date ou quantité, refaites les contrôles concernés et gardez les anciennes et nouvelles valeurs.
Si une séance vendue est reportée ou annulée, suspendez le changement jusqu'à ce que l'équipe responsable décide du traitement des billets existants. Ne supposez pas qu'une date modifiée déplace les billets émis, envoie un avis, libère le stock ou change l'accès automatiquement. Vérifiez les effets dans la plateforme choisie.
Sources et lectures complémentaires
- Create and manage multiple date or recurring eventsEventbrite Help Center · Consulté
- Create tickets in Eventbrite's new recurring event experienceEventbrite Help Center · Consulté
- How to create Recurring EventsPeatix Organizer Help · Consulté