イベントのファクトシート雛形：Webページと告知内容をそろえる
イベント概要書は開催目的を説明します。一方、ファクトシートは「今日、何を確定情報として公開できるか」を示します。公開する各項目に担当者、確認元、状態を添え、イベントページ、メール、協力先向け文面で同じ確認済み情報を使います。このシートは運営内部の作業記録であり、来場者向けのお知らせではありません。
Boletolibre編集部
公開日
編集できるファクトシートを入手する
ファクトシートと公開確認表をダウンロード（英語のMarkdown）
今回の開催回について、主催者が管理するコピーを一つ作ります。シートを更新する人と、重要な変更を承認する人を分けて決めましょう。内部連絡先、仮の価格、未発表のプログラムを含む場合は非公開で保管します。来場者が参照する最新情報は公開イベントページに置き、シートは運営側の確認に使います。
- 一つの事実につき一行とし、複数の判断を長い文章に埋め込まない。
- 各値に直接の根拠リンク、または確認責任者を付ける。
- 今公開できるか分かる状態を明示する。
参加者の行動に関わる情報を記録する
イベント名と開催回、日付、開始・終了の現地時刻とタイムゾーン、会場名と来場者入口、チケット・申込先、該当する場合の現行価格と手数料、プログラム、アクセス情報、問い合わせ先から始めます。別々に変わり得る入口や販売期間は行を分けます。昨年の値は再確認せずに引き継がないでください。
内部記録にはYYYY-MM-DDのように解釈が分かれない日付を使い、公開時は対象読者に自然な表記にします。02/04のような数字だけの日付は地域によって意味が変わります。W3Cの説明も、明確な表記の重要性を示しています。[1]
- 値：確認する正確な文言またはリンク先。
- 確認元：会場、チケット設定、プログラム責任者などの正式な記録。
- 確認者と日付：「チームで確認」ではなく人と日付。
未確定情報を承認済み文面から分ける
状態は「確認済み」「確認待ち」「撤回」の三つにします。確認待ちは公開できる主張がまだない状態です。仮の登壇者、部屋、価格、協賛先を、投稿予約済みという理由だけで確約にしないでください。撤回は以前承認された値を再利用しない印です。元の値と理由は変更履歴に残します。
確認待ちの行には判断担当者と次回確認日を付けます。今すぐページに説明が必要なら、例えば「セッション詳細は確定後に掲載します」のように事実だけを書き、確定予定日を作らないでください。ボタンの文言が販売期間に依存する場合は、変更前に実際の購入画面の状態を確認します。
同じ記録から媒体別の文面を作る
シート全体をそのまま貼り付けるものではありません。来場者には簡潔な情報と次の行動、メールには受信者に関係する変更、協力先には承認済み文面と現在のURLを渡します。確認済みの各項目について短い再利用用文を作り、掲載先を記録します。内部運営メモは公開文面から分けます。
イベントがBoletolibre.comに掲載されている場合、そのイベントページを公開先の一つとして記録し、表示内容をシートと照合します。シートをチケット販売サービス内で管理する必要はありません。リンクの文言から行き先や行動が分かるようにします。W3Cはリンクの目的を明らかにする意義を説明しています。[2]
来場者の立場で公開版を確認する
公開前にページ、メール、協力先用素材を確認済みの行と照合します。公開先をスマートフォンとデスクトップの両方で開きます。チケットリンクをたどり、購入画面の価格と日付を見て、問い合わせ経路も試します。地図やプログラムファイルへのリンクは、下書きファイルではなく実際の公開URLを確認します。
確認者、公開時刻、公開URLを確認表に記録します。送信済みメールを受信者の受信箱で編集することはできません。情報が変わったら適切な訂正経路を選び、先にページを更新します。協力先には古い素材の差し替えを依頼し、公開された新しい版を確認します。
イベント終了までシートを更新する
会場や入口、日時、価格や販売状況、セッションの割当、アクセス情報が変わったら再確認します。担当者が根拠の行を更新し、承認者が新しい文言を確かめ、公開担当者が記録された掲載先を確認します。古い値は撤回にして、まだ訂正が必要な媒体を示します。
終了時には開催回を明記した日付付きの控えを保存します。現行ページから古い購入案内を外し、実際に公開した内容の記録は残します。次回開催では空の雛形を複製して全項目を確認し直します。レイアウトを再利用しただけで昨年の情報を今年の確定情報にしないでください。
出典と参考資料
- 国際的な日付形式（ISO）の利用W3C · 確認日
- 達成基準2.4.4の解説：文脈におけるリンクの目的W3C WAI · 確認日