イベントグッズの発注スケジュール：制作から搬入まで

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編集可能な進行表をダウンロード（Markdown・英語）

商品、仕様違い、分納ごとに一行を使います。数量、業者、デザイン担当、校正や試作品の承認、制作、運送、受領、検数、未解決事項の担当者を記入します。タイムゾーンと現物が必要な最終日時も書きます。例示行は実際に確認した日付に置き換えてください。

Markdown形式なのでテキスト編集や印刷ができます。運送会社の「配達済み」表示だけでは、正しいサイズと数量が指定場所にあるとは確認できません。

まず会場の受入時間を確認する

会場やホテルに受入可能日時、搬入口、ラベル、保管場所、受領に署名する担当者を確認します。開場前に仕分ける場合、必要到着日はイベント開始より早くなります。開始時刻を受入予約の代わりにしないでください。

そこから輸送、出荷、制作、最終校正、デザイン準備へ逆算します。各段階に責任者と根拠となる確認記録を置きます。Broidrも受領者と会場の時間帯を重視していますが、自分の会場で直接確かめましょう。[1]

品目・デザイン・数量を確定する

品目と仕様、素材、印刷方法、承認済みロゴ、サイズ別数量、梱包、配送先を明記します。制作前に必要な承認、現物かデジタルかの校正、変更による納期の再設定、在庫確保の有無を業者に確認します。承認日時を注文記録に残してください。

最終承認後の現在の制作見込みと運送会社への引渡日を文書で得ます。Printfulは制作時間と輸送時間を分け、データや在庫の問題による遅延を説明しています。同社の具体的な日数を他社の標準納期とは扱いません。[2]

発送を追い、受領時に検数する

出荷前に配送サービス、住所、受取人、箱数、追跡番号を確かめます。FedExの追跡に表示される到着日は見込みです。実際の状況に合わせて計画を更新します。国境を越える配送は、実際の経路の書類や手続を専門担当に確認してください。[3]

到着時には注文書と箱数、仕様、数量を照合します。破損や不足を記録し、解決担当を決めます。受け入れた品はイベント在庫に移し、参加者用と協賛先用の割当を明確に分けます。

遅延が起きる前に代替を決める

承認期限を過ぎた、試作品が不合格、輸送が遅れた場合は、実現可能な新しい日付を文書で求めます。在庫品への変更、数量縮小、配布方法の変更を検討します。配布をすでに約束した場合は連絡担当を決め、新費用と承認者を残します。

デザイン、数量、受入枠、運送が変われば記録を更新します。「六週間前に発注」という一律の規則は、品目によって遅すぎたり不要に早すぎたりします。業者と配送経路ごとの営業日・祝日を確認してください。