イベントの小口現金と釣り銭準備金：受け渡し・照合テンプレート

資金の種類と用途を決める

交付・照合シートをダウンロード（Markdown・英語）

販売用釣り銭、小口現金、または別々に表示した両方を用意するか決めます。イベント、通貨、当初額、許可された用途、支出権限、保管場所、財務確認者を記します。釣り銭は購入予算ではありません。Vanderbiltの大学内手順は二つを分けていますが、自組織で承認された現金規程を優先します。[3]

担当者に現金を交付する

受領者とともに紙幣・硬貨を額面別に数え、交付者と保管担当者が金額、日時に署名します。封印袋や箱の番号、鍵の管理者を記録します。交代や場所の移動時には再度数え、前任者と後任者を残します。担当者不明の共用引き出しは避けます。WPIとPenn Stateの様式にも担当、現金、確認欄があります。[1][2]

開催中の移動を記録する

小口現金の支払いは、日付、金額、目的、領収書・伝票番号、承認者を一件ずつ記録します。承認済みの補充や引き出しは別欄で管理します。釣り銭を販売レジへ渡した場合も金額、時刻、受領者、参照番号を残します。チケット売上、返金、カード決済は別の売上・決済照合で扱い、小口経費や説明のない準備金差額にしません。

返却時に数えて照合する

返却時には現金を額面別に数え、認められた小口現金の証憑と資金変更を合計します。固定額の資金では、現金と裏付けのある支出で預けた額を説明できるはずですが、補充中の扱いは財務担当に従います。釣り銭をチケット販売レジで使用した場合、まずレジ全体を売上と照合し、その後で返却する準備金を分けます。レジ残高がそのまま準備金とは限りません。受領者とともに数えます。[1][2][3]

差額を解決してから締める

差額は「雑費」にせず差額として記録します。最初の計数を残し、二人で再計数し、証憑、受け渡し、売上記録を調べ、現地の財務規程に沿って報告します。帳尻を合わせるための架空の記録を作らないでください。管理者と財務確認者が解決を署名するか、未解決の担当者と期限を決めます。この票は運用補助であり税務・会計助言ではありません。