イベント写真・映像撮影の発注ブリーフ雛形

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日付、タイムゾーン、会場、部屋、進行表、当日の連絡先、素材の用途を記入します。両方の業者に同じ最新版の進行表を渡し、不可欠な場面だけを明示します。同時刻の講演とインタビューには別の担当が必要かもしれません。

各優先項目と変更承認に主催者側の担当を置きます。見積りや人員計画を確定する前に、業者に実現可能性を確認してもらいます。

場面と撮影できない範囲を示す

場面ごとに現地時刻、部屋、対象、希望する成果物、優先度、合図を出す担当を記録します。必須カットと雰囲気の記録を分け、ステージへの出入り、照明、搬入、リハーサルを伝えます。同時進行のセッションは必要な人員を確認します。

撮影禁止区域、私的な会話、参加者の拒否、未成年者、登壇者の制限を明示します。掲示や同意は実際の会場と地域の要件に合わせて確認してください。この雛形だけで撮影・公開の権利は発生しません。当日の疑義を判断する窓口も決めます。

写真と映像・音声の範囲を分ける

写真は時間、被写体、選定方法、補正、縦横、解像度、形式、元データの有無を決めます。映像は講演全編、短いハイライト、縦型クリップ、未編集素材を区別します。それぞれ編集と確認の工数が違うため、見積りの範囲を明確にします。

音声の出所が会場ミキサー、専用マイク、カメラ、遠隔登壇者のどれかを記します。AV担当、接続許可、試験時間、障害時の代替方法を決めます。機材、電源、設置場所、休憩、延長条件も確認します。[1]

撮影前にアクセシブルな納品を計画する

公開する映像ごとに字幕、文字起こし、必要な説明の制作・確認担当と掲載先を決めます。W3Cは早期の計画を勧めています。録画された同期音声には、WCAG 1.2.2の例外を除き、一般に字幕が必要です。文字起こしだけでは同期字幕の代わりになりません。

最終編集版で話者の切替えや重要な効果音を確認し、実際の公開プレーヤーで字幕を試します。情報を伝える写真については、代替テキストを書く人に撮影の文脈を渡します。[2][3]

確認・納品・利用条件を合意する

写真、編集映像、字幕、文字起こしについてプレビュー、修正案、最終納品の日を分けます。ファイル名、形式、縦横比、安全な受け渡し先、保管責任者を記し、主催者の一人が修正意見をまとめます。

ウェブ、メール、報道、SNSでの使用、期間、地域、業者の実績紹介、クレジット、音楽素材の扱いを契約で確認します。支払いだけで無制限の利用権が生じると考えないでください。公開前に受領したファイルと未解決の修正、承認者を記録します。