多言語イベントの参加者サポート振り分けガイド

対応できる言語と窓口を明示する

編集可能なサポート振り分けシートをダウンロード（Markdown・英語）

フォーム、メール、電話、SNS、会場窓口で実際に対応できる言語を一覧にします。受付時間と代替窓口も示します。担当者がいない言語で即時対応を約束しないでください。開催日、タイムゾーン、会場の連絡先を各対応言語で確認します。このテンプレート自体は翻訳サービスではありません。[1][2][3][4]

希望言語と問題の内容を確認する

返信を希望する言語を本人に尋ねます。ブラウザー設定、氏名、国籍、電話番号から推測しないでください。必要な範囲でイベント名、注文番号、問い合わせ種別、返信先、言語、緊急度、本人が伝えた支援ニーズを記録します。決済情報や機微な書類を一般のチケットに貼り付けないでください。登録、チケット配送、入場、交通、日程変更を区別します。[1][2][3][4]

言語担当と判断権限を別々に割り当てる

その言語で応答できる人と、問題を解決する権限を持つ部署の両方を決めます。翻訳担当者だけで返金や規約を決めることはできません。言語別の自動振り分けが可能な製品もありますが、利用中のツールで設定と動作を確認します。対応言語がない場合は、校閲済みの受領連絡、通訳、折り返しなど現実的な方法と返信予定を伝えます。[1][2][3][4]

参加者を置き去りにせず引き継ぐ

入場に関わる緊急の問題には、すぐ使える連絡先か現地窓口を案内します。次の担当者には案件番号、希望言語、確認済みの事実、判断者、次の行動を渡します。参加者に最初から説明し直させず、非公開の記録を公開チャネルに載せないでください。機械翻訳を補助に使う場合も、チケットやアクセシビリティ、規約に関する回答は内容を確認してから送ります。[1][2][3][4]

対応履歴と公開回答を見直す

連絡時刻、使用言語、次の担当者、解決結果を記録します。繰り返し寄せられる質問は、責任者と見直し日を決めて公開FAQやメール文面に反映します。案件を終了しただけでは公開翻訳の正確さは確認できません。[1][2][3][4]