Draaiboek en noodplan voor live peilingen tijdens een conferentie
Een live peiling kan een sessie stilleggen als de deelnamecode verschijnt voordat vraag, verbinding en scherm zijn gecontroleerd. Geef elke peiling een eigenaar en een kort draaiboek dat spreker, moderator en AV-technicus verbindt. Volg het door de locatie goedgekeurde plan voor apparatuur en verbindingen. Deze checklist gaat niet uit van één product of van een telefoon voor iedere bezoeker.
De redactie van Boletolibre
Gepubliceerd
Bepaal wat het antwoord verandert
Begin met één beslissing in de sessie: kiezen antwoorden een gespreksonderwerp, tonen ze voorkennis of starten ze een vergelijking? Noteer wat de spreker met de uitslag doet. Verandert er niets, dan verdient de peiling mogelijk geen programmatijd. Leg sessie, exacte vraag, antwoordopties en goedgekeurde versie vast. Als meerdere mensen kunnen bewerken, bepaal dan wie dat mag en wanneer de versie vaststaat.
Verdeel de rollen. De spreker introduceert en duidt; de moderator volgt antwoorden als die functie beschikbaar en afgesproken is; de technicus bedient het scherm en lost AV-storingen op. Eén persoon kan meerdere rollen hebben, maar overdrachtscues blijven nodig. Laat de spreker niet tegelijk praten en de projectie herstellen. Spreek de beschikbare tijd af met de sessievoorzitter in plaats van een vaste duur te gebruiken.
Keur de vraag en deelnameweg goed
Lees de vraag hardop en controleer of alle opties dezelfde vraag beantwoorden. Gebruik gewone woorden, toon alle opties en zeg of men één of meer antwoorden mag kiezen. De formulierhandleiding van W3C vraagt om labels, instructies en duidelijke terugkoppeling. Gebruik dat om de werkelijke deelnemersweergave te toetsen, niet als bewijs dat een aanbieder toegankelijk is. Test met mensen die de talen en deelnamewegen van het evenement gebruiken.[3]
Toon naast de QR-code een korte URL en spreek af hoe iemand zonder geschikt apparaat of verbinding kan deelnemen of meekijken. Controleer wat het hulpmiddel verzamelt voordat je anonimiteit belooft of vrije tekst toont. Kunnen namen, persoonlijke voorbeelden of gevoelige antwoorden verschijnen, gebruik dan de goedgekeurde moderatie en schermregels of kies een andere vraag. Controleer de actuele instellingen en de privacy-informatie van het evenement.
Zet elke peiling in een sessiedraaiboek
Bewerkbaar draaiboek voor live peiling downloaden (Markdown in het Engels)
Kopieer het bewerkbare Engelstalige werkblad voor elke sessie. Het bevat de goedgekeurde vraag en versie, deelnameweg, schermbron, cues, bediener, testbewijs en alternatief. De tabel ordent cues, geen verplichte minuten. Gebruik hetzelfde peiling-ID in de dia's, moderatornotities en technische schermlijst, zodat een gewijzigde kopie niet ongemerkt de geoefende versie vervangt.
| Cue | Eigenaar en handeling | Vastlegging of besluit |
|---|---|---|
| Vóór opening | Spreker keurt tekst goed; moderator en techniek testen weergaven | ID, versie, deelnemerstest, alternatief |
| Start | Spreker legt uit; bediener opent goedgekeurde peiling | Juiste vraag en toegang zichtbaar |
| Antwoorden en sluiting | Moderator volgt; spreker sluit op cue | Schermstatus en uitgesloten testantwoorden |
| Storing | Voorzitter kiest alternatief; techniek behandelt fout | Aanpassen, overslaan of opnieuw testen; eigenaar |
Oefen de echte route en wijs een alternatief aan
Oefen vanuit de locatie als deelnemer met het soort apparaat en netwerk dat bezoekers gebruiken. Volg de echte toegang, stuur een testantwoord, controleer bevestiging en projectie en verwijder of sluit testgegevens daarna duidelijk uit voor zover de tool dat toestaat. De eigen voorbereidingslijst van Poll Everywhere noemt het testen van de antwoord-URL, voorbeeldantwoorden, scherm en gedeelde moderatielink. Pas die controles aan de gekozen aanbieder aan zonder gelijke knoppen te veronderstellen. Techniek en moderator testen hun toegang afzonderlijk.[1]
Bepaal vóór de deuren opengaan wat gebeurt als de deelnamepagina, het publieksnetwerk, de moderatorweergave of het geprojecteerde resultaat uitvalt. Handopsteken kan voor een eenvoudige keuze werken; een gevoelige of anonieme vraag moet misschien vervallen. Zet beslisser en cue in het draaiboek. Beloof niet dat het alternatief anonimiteit of vergelijkbare aantallen behoudt. Bij een storing aan netwerk of apparatuur van de locatie bepalen technicus en locatieleider de herstelweg volgens hun plan.
Voer uit, duid en sluit af
Bij de cue legt de spreker doel, deelname en het sluitmoment van deze sessie uit. De bediener bevestigt dat de juiste peiling zichtbaar is vóór antwoorden worden verzameld. Moderator of spreker geeft het stopsignaal; techniek wisselt pas dan het scherm. Toon bij vrije tekst alleen materiaal dat via het ingestelde proces is goedgekeurd. Poll Everywhere beschrijft gedeelde moderatie voor sommige activiteiten, maar die optie mag niet voor elk hulpmiddel worden aangenomen.[2]
Zeg bij de uitslag wat is geteld: antwoorden op deze vraag, niet de mening van alle aanwezigen. Geef leestijd en leg eventuele testantwoorden, onvolledige of uitgesloten antwoorden uit voordat je conclusies trekt. Leg vast of de peiling doorging, werd aangepast of overgeslagen, met reden en opvolger. Beslis afzonderlijk over export of publicatie achteraf; een live scherm is geen toestemming voor een openbare grafiek. Draag de eindstatus over aan de sessievoorzitter en volg het goedgekeurde gegevensplan.
Bronnen en verder lezen
- Checklist voor evenementvoorbereidingPoll Everywhere · Geraadpleegd
- Gedeelde moderatiePoll Everywhere · Geraadpleegd
- Handleiding voor formulierenW3C Web Accessibility Initiative · Geraadpleegd