Sjabloon voor opbouw en afbouw van een evenement
Het draaiboek beschrijft het programma voor bezoekers. Het opbouw- en afbouwschema regelt toegang, voertuigen, routes, afhankelijkheden en teruggave van de locatie. Deze gids richt zich op die operationele periode.
De redactie van Boletolibre
Gepubliceerd
Bevestig toegangsvensters van de locatie
Laat eerste toegang, uiterste vertrek, tijden van dock en goederenlift, voertuiggrenzen, beveiligingsaanmelding, opslag en geluidsbeperkingen schriftelijk bevestigen. Controleer leveranciersroutes op de plattegrond. Vraag elke partij naar voertuig, mensen, spullen en benodigde tijd. Houd aangevraagde en goedgekeurde tijdvakken apart.
- Toegang en oplevering schriftelijk.
- Dock- en voertuigregels.
Plan terug vanaf vaste momenten
Begin bij de goedgekeurde opening voor bezoekers en de uiterste oplevertijd. Plan terug via zaalvrijgave, technische controle, installatie, leveringen en teaminstructie. Elke taak krijgt een voorganger en vrijgavevoorwaarde. Spreek marges af met de betrokken partijen; werkelijke duur komt van het eigen team.[1]
- Controle vóór deuren open.
- Afhankelijkheden en afgesproken marge.
Reserveer levering en installatie
De originele CSV heeft een rij per levering, ophalen of overdracht. Noteer leverancier, eigenaar, lokale gevraagde en goedgekeurde tijden, dock, route, bestemming, afhankelijkheid en status. Deel de actuele versie ook met beveiliging en dockpersoneel. Leg vast wie vertraging meldt en wie een tijdvak mag aanpassen.
- Een rij per afspraak.
- Aanvraag en goedkeuring gescheiden.
- Route bij vertraging.
Plan afbouw vóór de deuren openen
Leg voor opening vast wanneer publieksruimtes vrijkomen, welke systemen moeten blijven werken en wie uitschakeling toestaat. Plan inventaris, verpakken, ophalen, afval en eindcontrole. Laat geen voertuigen over routes met bezoekers rijden. De gemeente Lichfield vraagt aandacht voor opbouw, afbouw en herstel van de locatie.[2]
- Publieksruimte eerst vrijgeven.
- Vakkundige leiding voor uitschakeling.
- Ophalen en schoonmaak.
Lever de locatie aantoonbaar op
Loop samen met de locatiebeheerder na: spullen weg of schriftelijke uitzondering, afval en bewegwijzering verwijderd, sleutels terug en schade vastgelegd. Bewaar afhaalbewijzen en werkelijke tijden. Escaleer vertraging vóór de deadline. Het werk eindigt bij geaccepteerde oplevering, niet bij vertrek van de bezoekers.
- Gezamenlijke ronde.
- Bewijzen en uitzonderingen.
- Geaccepteerde oplevertijd.
Bronnen en verder lezen
- Event Logistics Planning Checklist That WorksGeoEvent · Geraadpleegd
- Write an event management plan: Venue and site designLichfield District Council · Geraadpleegd