Checklist voor het exporteren van evenementregistraties

Bepaal doel en betekenis van één rij

Download de bewerkbare export- en overdrachtsfiche (Markdown, Engels)

Kies of een rij een bestelling, ticket, bezoeker, registratie of check-in is. Eén koper kan meerdere tickets kopen; elk ticket kan een eigen houder en toegangsstatus hebben. Neem evenementeditie, datum of sessie op in de afbakening; alleen de serienaam is onvoldoende. Beschrijf de beslissing die het bestand ondersteunt: toelaten, maaltijden voorbereiden, betalingen afstemmen of aanwezigheid meten.[1][2][3][4]

Kies alleen noodzakelijke velden

Bij de entree zijn een zoekbare naam, ticket- of stoelsoort, toegangsstatus en verwijzing voor uitzonderingen soms nodig, maar geen prijs of marketingvoorkeur. Catering kan aantallen per keuze nodig hebben in plaats van namen; financiën heeft bestel- en transactiereferenties nodig in plaats van een toegangslijst. Noteer per veld ontvanger en reden. Voedings- of toegankelijkheidsgegevens gaan alleen via een aparte beperkte overdracht naar betrokken medewerkers. Volg lokaal recht en goedgekeurd beleid.[1][2][3][4]

Label de momentopname

Leg bronsysteem, exporteur, filters, editie, statusbetekenis, tijd met tijdzone, aantal rijen en bestandsversie vast. Controleer of open, geannuleerde, terugbetaalde, gratis, overgedragen en ingecheckte records zijn opgenomen. Leveranciers gebruiken verschillende definities: een bestellijst is niet altijd een bezoekerslijst, en een voltooide bestelling bewijst geen aanwezigheid. Bewaar oorspronkelijke ID’s en controleer tekens en datums in de toepassing van de ontvanger.[1][2][3][4]

Draag over via goedgekeurd kanaal

Geef iedere ontvanger alleen de toegestane weergave via een kanaal met toegangsbeheer. Mail geen volledige registratiegegevens naar tijdelijke vrijwilligers en zet ze niet in een openbare map. Leg vast of afdrukken, downloaden of doorsturen mag, wie uitzonderingen oplost en wanneer een nieuwe versie komt. Voorzie een offline entreelijst van een tijdstempel en stem later af met het live systeem; latere verkopen, terugbetalingen en check-ins staan er niet in.[1][2][3][4]

Stem af en neem kopieën terug

Vergelijk rijen en statustotalen met de bron direct na de export en na grote wijzigingen. Noteer uitsluitingen en de gebruikte versie voor badges, catering en rapportage. Stem na afloop check-in-aantallen af, verzamel afdrukken en volg de goedgekeurde bewaar- en verwijderregels per ontvanger. Financiële administratie en operationele exports kunnen andere regels hebben; een algemene blog bepaalt geen universele termijn.[1][2][3][4]