Checklist voor de coördinator van een evenementenshuttlehalte en instaplog

Bepaal de rol bij de halte en de beslisgrens

Wijs een organisatorische eindverantwoordelijke, een coördinator per actieve halte, de meldkamer van de vervoerder en een locatiecontact aan. Schrijf op wie voertuig en rit bevestigt, instappers telt, een gewijzigd vertrek of halte goedkeurt en reizigers informeert. Eén persoon kan meerdere taken uitvoeren, maar de goedkeuring en berichtenroute blijven expliciet. De haltecoördinator signaleert en meldt problemen; die verzint geen nieuwe rijroute of opstelplaats.

De Amerikaanse FTA raadt vervoerders en organisatoren van grote evenementen aan om vraag, diensturen en toegankelijkheid af te stemmen. De Britse HSE behandelt aankomst, beweging op het terrein en vertrek afzonderlijk en noemt overleg met vervoerders. Gebruik dit als aanwijzing voor de lokale overdracht, niet als algemene bedrijfsregel. Het goedgekeurde plan van locatie en vervoerder bepaalt verkeer, instapplek, voertuiggeschiktheid en specialistische besluiten.[1][2]

Ontvang het actuele plan vóór de eerste rit

Bewerkbaar halte- en instaplog downloaden (Markdown, Engels)

Vraag de geldige dienstversie: route- en ritnummers, geplande ophaalvensters, exacte haltenamen, reizigersinstructies, contact met de meldkamer en locatie, en het wijzigingskanaal. Vergelijk de haltenaam op evenementpagina, kaart, bord en chauffeursinstructie. Bij verschil noteer je de afwijking en vraag je één bevestigde versie voordat je wachtenden informeert.

Spreek af welke gegevens de vervoerder echt nodig heeft om reizigers te herkennen. Niet iedere shuttle vereist een namenlijst: er zijn reserveringen, tellingen en open instap. Als de goedgekeurde dienst namen of contactgegevens vereist, bewaar die dan in het afgeschermde systeem. Gebruik voor gewone overdracht totaalaantallen en zet persoonlijke toegankelijkheidsbehoeften niet in een breed gedeeld log.

Maak de haltekaart en test het contactpad

Zet de geldige halte, route, eerste en laatste rit, meldkamer, escalatiecontact en updatekanaal op één kaart. Voeg het bevestigde contact voor toegankelijke instap en de plek voor hulpvragen toe, zonder onbevestigde dienstverlening te beloven. Test telefoon, radio of berichtendienst bij de echte halte en spreek een reservecontact af.

Loop met de locatievertegenwoordiger de gepubliceerde route van ingang naar de goedgekeurde halte. De locatie beoordeelt of looproute en wachtruimte bij haar plan passen. Zorg dat borden en mondelinge informatie overeenkomen, ook voor de terugreis. Personeel moet weten wie het belt bij verandering van wachtruimte, rij of verkeer; deze gids ontwerpt geen verkeers- of publieksregeling.

Doe vóór de eerste openbare ophaalrit een korte kruiscontrole: de haltecoördinator noemt route en volgende rit aan de meldkamer; die bevestigt de ingeplande rit of meldt dat deze nog openstaat. De locatie bevestigt de goedgekeurde wachtruimte en de organisator het publieke bericht. Noteer uitkomst en tijd. Markeer ontbrekende gegevens als open en wijs een contact aan. Herhaal dit na een dienst- of haltewijziging. Het is een afstemmingscontrole, geen vertrektoestemming of aankomstgarantie.

Registreer per rit een kleine vaste set feiten

Begin een nieuwe regel wanneer de vervoerder een voertuig voor een genoemde rit bevestigt. Noteer geplande tijd en halte, voertuig- of ritcode van de vervoerder, werkelijke aankomst, begin instap, totaal ingestapte personen, werkelijk vertrek en wie de gegevens bevestigde. Komt een voertuig niet, schrijf dan ‘niet bevestigd’ en geen gegokt tijdstip. Wachtenden, instappers, verkochte tickets en ingecheckte bezoekers zijn verschillende aantallen.

Vergelijk de getelde instappers alleen met het afgesproken vervoerdersregister als beide aantallen bestaan en vergelijkbaar zijn. Een verschil kan komen door een andere halte, gewijzigde rit, afwezigheid of telfout. Overschrijf geen van beide stilzwijgend; leg verschil, opvolger en oplossing vast. De vervoerder beslist over voertuigcapaciteit en extra instap. Beloof zonder bevestiging geen plek op een latere rit.

Maak van een afwijking een bevestigd reizigersbericht

Bij vertraging, ontbrekend voertuig, nieuwe halte of gemiste aansluiting noteer je eerst wat meldkamer of locatie heeft bevestigd. Een vertrek uitstellen, vervangend voertuig of haltewijziging gaat naar de beslisser in het goedgekeurde plan. De haltecoördinator geeft alleen het bevestigde besluit door en noteert wanneer organisator, andere haltes en personeel zijn geïnformeerd. Presenteer een niet-goedgekeurd alternatief nooit als beschikbaar.

Een kort bericht noemt betrokken route en halte, geverifieerde status, volgende updatetijd met tijdzone en bereikbaar contact of bevestigd alternatief. Gebruik dezelfde versie via de kanalen die reizigers bereiken, ook bij de halte. Is er geen betrouwbare aankomsttijd, zeg dan dat die wordt nagegaan. Bewaar eerdere berichten voor de volgende dienst.

Draag lopende ritten over en sluit het dienstlog

Bij wisseling licht de vertrekkende coördinator de actieve rit en open afwijkingen mondeling toe. Beiden controleren laatste vervoerdersbericht, gepland volgend vertrek, schatting van wachtenden, berichtversie en contactnummers. Leg vast wie de overdracht aannam en wanneer; een onbeantwoord bericht is geen voltooide overdracht.

Na de laatste door de vervoerder bevestigde rit vergelijk je geplande en waargenomen ritten, vastgelegde totaalaantallen, open vragen en berichten die opvolging vragen. Stuur het log via het afgesproken kanaal naar de verantwoordelijke organisator. Persoonsgebonden passagierslijsten blijven, indien aanwezig, in de afgeschermde werkwijze. Het sluiten van dit log certificeert geen vervoers-, verkeers- of locatieveiligheid.