Liste de contrôle pour la vente de billets à l'entrée et l'admission

Confirmer le stock réservé à l'entrée

Télécharger la liste d'ouverture et de clôture (Markdown, en anglais uniquement)

Notez la date, la séance et les catégories de billets vendables à ce point d'entrée. Indiquez le stock initial de chacune, le système qui fait foi et la personne autorisée à le modifier. N'incluez billets offerts ou partenaires que s'ils utilisent le même contingent d'admission. Une attribution à un autre canal reste hors du stock à l'entrée jusqu'à sa libération. Désignez la personne qui peut suspendre la vente si la disponibilité n'est plus vérifiable. Si votre page publique est sur Boletolibre.com, comparez les informations sur les billets et la vente à l’entrée avec ce plan approuvé. La fiche modifiable rend ces décisions visibles au service suivant.

Préparer vente et encaissement

Prévoyez pour le vendeur les droits de compte, un appareil opérationnel et une remise définie du reçu ou du billet. Vérifiez les moyens de paiement acceptés et qui encaisse réellement. Les réglages varient : Planning Pod active la vente à l'entrée par catégorie de billet ; Eventbrite décrit disponibilité et moyens de paiement dans Organizer ; Ticket Tailor propose des ventes dans son application de contrôle. Ce sont des exemples. Vérifiez les paramètres et la disponibilité régionale de votre outil. Désignez près du comptoir une personne pour traiter paiement refusé ou billet absent.[1][2][3]

Répéter une commande complète

Avant l'ouverture, utilisez une commande test autorisée ou une procédure réversible documentée. Choisissez le billet et la séance, enregistrez le résultat du paiement, retrouvez le droit d'accès émis et vérifiez son résultat sur l'appareil d'admission. Effacez ensuite l'état de test selon les règles du fournisseur. Essayez un paiement refusé ou inachevé et une mauvaise séance ; aucun ne doit devenir une admission valide sans décision. Ticket Tailor précise que son application doit être en ligne pour créer une commande en personne. Testez donc la connexion à l'emplacement réel et consignez les résultats observés.[4]

Distinguer paiement, billet et admission

Pour chaque achat, vérifiez séance et stock avant l'encaissement. Notez référence de commande, moyen et résultat ; suivez la procédure confirmée du fournisseur avant d'émettre ou de remettre le billet. Un paiement enregistré dans une application n'est pas forcément traité par elle. Eventbrite explique qu'un paiement hors ligne peut créer une commande alors que l'organisateur encaisse hors de ses versements ; Ticket Tailor décrit aussi l'enregistrement d'un paiement externe. Orientez les paiements en attente ou refusés vers le responsable des anomalies. L'accueil vérifie le droit émis et enregistre séparément l'entrée.[2][3]

Clore le service avec des données rapprochées

Arrêtez la vente et conservez les derniers rapports de stock et de commandes. Comparez stock initial, billets émis à l'entrée, annulations ou remboursements, disponibilité restante et réservations non résolues selon les règles de la plateforme. Rapprochez les moyens enregistrés des sommes reçues hors de celle-ci ; attribuez à chaque écart un responsable et une action. Transmettez à l'accueil les commandes et contrôles encore ouverts : vendre un billet ne prouve pas l'entrée. Les deux responsables signent le relais avec l'heure et l'emplacement du rapport. Ne reprenez la vente qu'après vérification du solde reporté.