Plantilla gratuita de presupuesto para eventos con ejemplo

Descarga la plantilla editable

Descargar presupuesto para eventos (.xlsx)

Ábrela en Excel o en una aplicación compatible. Cambia el nombre del evento y los importes ficticios, edita las partidas y utiliza las filas adicionales. El resumen y las diferencias se calculan desde las celdas de entrada. Guarda una copia propia antes de añadir datos confidenciales de proveedores.

Es una sola hoja con gastos, ingresos y resumen. No calcula impuestos, calendario de caja ni tarifas reales de plataformas.

Estima cada costo antes de aprobarlo

Anota lo que tendrás que contratar aunque aún no hayas elegido proveedor. Registra un estimado y revisa lo que incluye cada cotización: el local puede excluir personal, limpieza, horas extra o equipo. Separa los rubros con responsables o fechas de aprobación distintos.[1][2]

La contingencia es una reserva frente a la incertidumbre, no una factura pagada. Define su monto según los riesgos y las reglas de aprobación del evento; no hay un porcentaje universal.

Separa estimados, compromisos y reales

Estimado es lo que esperas pagar. Comprometido es una obligación aprobada, como un contrato aceptado. Real es un cargo, factura o pago registrado según la base contable que adoptes. Una cotización sin aceptar sigue siendo estimado.

En cada gasto, la diferencia es real menos estimado: positiva significa sobrecosto. En el resumen se invierte el signo del gasto para que una diferencia positiva signifique mejor resultado neto. Anota los cambios de alcance junto al rubro.

Presupuesta ingresos por separado

Registra boletos, patrocinios, mercancía y otros ingresos. Usa ventas brutas de boletos y muestra las comisiones como gasto: así no desaparecen dentro de un depósito neto. Cuenta un patrocinio como comprometido cuando esté acordado y como real cuando corresponda a tu criterio contable.

Superávit previsto es ingreso estimado menos gasto estimado; no equivale a efectivo disponible. El resultado real será parcial mientras falten registros de ingresos o gastos.

Lee el ejemplo ficticio

El taller de muestra usa USD. Prevé 6,300 de ingresos y 5,430 de gastos, incluidos 400 de contingencia: superávit previsto de 870. Los registros ficticios suman 6,680 de ingresos y 4,925 de gastos: neto de 1,755. La mejora de 885 combina 380 más de ingresos y 505 menos de gastos. Ninguna cifra es un precio de mercado ni una tarifa de Boletolibre.

Los 400 de contingencia no usados siguen en el estimado. No los descuentes dos veces. Si surge un costo nuevo, regístralo en una partida específica.

Actualiza y concilia

Revisa la hoja al cambiar una cotización, firmar un contrato, variar la venta de boletos o aprobar un gasto. Confirma impuestos, cargos y condiciones de cancelación. Si usas distintas monedas, añade fuera de esta plantilla simple un supuesto de tipo de cambio.

Al cierre, concilia ingresos con reportes de liquidación y gastos con facturas. También considera reembolsos, impuestos, saldos pendientes y fechas de cobro.