Event-Faktenblatt als Vorlage: Website und Werbung abstimmen
Ein Event-Briefing erklärt den Zweck der Veranstaltung. Ein Faktenblatt beantwortet eine andere Frage: Welche Angaben darf das Team heute veröffentlichen? Stelle jede öffentliche Aussage neben ihre zuständige Person, Bestätigungsquelle und ihren Status. Nutze diese geprüften Daten für die Eventseite, E-Mails und Partnertexte. Die Vorlage ist ein internes Arbeitsdokument und keine öffentliche Ankündigung.
Boletolibre-Redaktion
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Editierbares Faktenblatt herunterladen
Faktenblatt und Veröffentlichungsmatrix herunterladen (Markdown auf Englisch)
Lege eine vom Veranstalter verwaltete Kopie für diese Ausgabe an. Benenne eine Person für die Pflege und eine weitere für die Freigabe wesentlicher Änderungen. Halte das Dokument intern, wenn es private Kontakte, vorläufige Preise oder unveröffentlichte Programmpunkte enthält. Die öffentliche Eventseite bleibt die aktuelle Auskunft für Besucher; das Blatt dient dem Team zur Prüfung.
- Eine Zeile je Angabe statt mehrerer Entscheidungen in einem Absatz.
- Ein direkter Beleglink oder eine verantwortliche Person für jeden Wert.
- Ein Status, der zeigt, was jetzt veröffentlicht werden darf.
Handlungsrelevante Angaben erfassen
Beginne mit Name und Ausgabe, Datum, Ortszeit für Beginn und Ende samt benannter Zeitzone, Veranstaltungsort und Besuchereingang, Ticket- oder Anmeldelink, aktuellem Preis und Gebühren falls zutreffend, Programmpunkten, Zugangsinformationen und Supportkontakt. Verwende getrennte Zeilen für Eingänge oder Verkaufsphasen, die sich unabhängig ändern können. Übernimm Vorjahreswerte nie ungeprüft.
Nutze im internen Datensatz ein eindeutiges Datum wie JJJJ-MM-TT und formuliere es für das jeweilige Publikum verständlich. Rein numerische Daten wie 02/04 können regional verschieden gelesen werden; die W3C-Erläuterung zeigt, warum Klarheit hier wichtig ist.[1]
- Wert: exakte Formulierung oder Zieladresse, die geprüft werden soll.
- Quelle: Ort, Ticketkonfiguration, Programmverantwortliche oder anderer verbindlicher Datensatz.
- Geprüft von und am: konkrete Person und Datum.
Offene Angaben von freigegebenem Text trennen
Nutze drei sichtbare Zustände: bestätigt, offen und zurückgezogen. „Offen“ bedeutet, dass noch keine öffentliche Aussage freigegeben ist. Ein vorläufiger Vortrag, Raum, Preis oder Sponsor darf nicht zur Zusage werden, nur weil ein Entwurf bereits terminiert ist. „Zurückgezogen“ kennzeichnet früher freigegebene Werte, die nicht mehr verwendet werden dürfen. Bewahre alten Wert und Grund im Änderungsprotokoll auf.
Jede offene Zeile braucht eine entscheidende Person und ein nächstes Prüfdatum. Falls die öffentliche Seite jetzt eine Antwort benötigt, schreibe nur, was sicher ist, etwa dass Sitzungsdetails nach Bestätigung ergänzt werden. Erfinde keinen Bestätigungstermin. Hängt ein Ticketbutton von einem Verkaufsfenster ab, prüfe vor der Textänderung den tatsächlichen Checkout-Zustand.
Kanaltexte aus demselben Datensatz ableiten
Das Blatt ist kein Text, den man vollständig kopiert. Besucher benötigen knappe Fakten und einen nächsten Schritt; E-Mails den relevanten Hinweis; Partner freigegebene Formulierungen und die aktuelle Ziel-URL. Schreibe zu jeder bestätigten Angabe einen kurzen wiederverwendbaren Satz und notiere die Verwendungsorte. Interne Betriebsnotizen gehören nicht in öffentliche Texte.
Ist die Veranstaltung auf Boletolibre.com gelistet, trage diese Eventseite als öffentlichen Zielort ein und gleiche ihre sichtbaren Daten mit dem Blatt ab. Das Faktenblatt muss dafür nicht auf der Ticketplattform liegen. Linktexte sollten Ziel oder Handlung erkennen lassen; das W3C erklärt den Nutzen eines verständlichen Linkzwecks.[2]
Veröffentlichte Fassung aus Besuchersicht prüfen
Gleiche vor der Freigabe Seite, E-Mail und Partnermaterial mit bestätigten Zeilen ab. Öffne jeden öffentlichen Zielort auf Telefon und Desktop. Folge dem Ticketlink, prüfe Preis und Datum im Checkout und teste den Supportweg. Falls Karte oder Programmdatei verlinkt sind, prüfe die veröffentlichte URL statt nur die Entwurfsdatei.
Halte prüfende Person, Veröffentlichungszeit und Live-URL in der Matrix fest. Eine versendete E-Mail lässt sich im Postfach der Empfänger nicht nachträglich ändern. Ändert sich ein Fakt, wähle einen passenden Korrekturweg und aktualisiere zuerst die Seite. Bitte Partner, veraltetes Material zu ersetzen, und kontrolliere die veröffentlichte neue Version.
Das Blatt bis zum Eventende pflegen
Löse bei Änderungen an Ort oder Eingang, Datum oder Uhrzeit, Preis oder Verfügbarkeit, Raumzuweisung oder Zugangsinformation eine Prüfung aus. Die zuständige Person aktualisiert den Beleg, die freigebende Person bestätigt den neuen Wortlaut, und die publizierende Person prüft jeden erfassten Zielort. Markiere den alten Wert als zurückgezogen und offene Korrekturen je Kanal.
Speichere zum Abschluss einen datierten Stand mit Editionskennzeichnung. Entferne veraltete Kaufaufrufe von aktuellen Seiten, bewahre aber nachvollziehbar auf, was veröffentlicht war. Für eine Folgeveranstaltung nutze eine leere Kopie und bestätige jedes Feld neu; Vorjahresangaben werden nicht durch Wiederverwenden des Layouts aktuell.
Quellen und weiterführende Informationen
- Internationales Datumsformat (ISO) verwendenW3C · Abgerufen
- Erfolgskriterium 2.4.4 verstehen: Zweck von Links im KontextW3C WAI · Abgerufen