Formulario de reembolso de gastos del personal de eventos
Cuando alguien del equipo paga un gasto del evento con su propio dinero, hace falta registrar qué compró, para qué evento y cómo se resolvió la solicitud. Esta plantilla es para costos ya realizados. Una compra propuesta necesita otra aprobación; el presupuesto aprobado no autoriza automáticamente cada reembolso.
Equipo editorial de Boletolibre
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Descarga el formulario de gastos
Descargar el formulario editable (Markdown, en inglés)
El archivo incluye datos del evento y de quien solicita, costos por línea, referencias de comprobantes, anticipos, decisión y referencia de pago. Haz una copia por persona. Antes de pedir al equipo que gaste, define categorías admitidas, pruebas, canal de envío y plazo de pago en tu política real. La plantilla no fija esas reglas.
Registra lo que se pagó de verdad
Anota fecha, artículo, finalidad para el evento, categoría, moneda, importe y referencia segura del comprobante. Añade la autorización previa si tu política la exige. No presentes una cotización como si ya se hubiera pagado. Si hay varias monedas, calcula subtotales separados y deja la conversión al método aprobado por finanzas.
- Identifica a quien pagó, su función y la edición del evento.
- Descuenta un anticipo o pago directo para evitar duplicados.
- Señala pruebas faltantes o excepciones para que una persona responsable decida.
Revisa y cierra la solicitud
La persona responsable del evento confirma la finalidad; finanzas revisa política, pruebas, duplicados y anticipos. Registra importe aprobado, moneda, fecha y motivo si la solicitud se devuelve o rechaza. Comunica qué falta a quien presentó el gasto. La referencia y el estado del pago son distintos de la aprobación: una firma no demuestra que el dinero salió.
Protege los datos de la persona
Limita el acceso al formulario y los comprobantes. En la copia compartida basta una referencia de pago; guarda cuentas bancarias y tarjetas en el sistema financiero autorizado. Aplica sus reglas de conservación y corrección. La situación de empleados, contratistas y voluntarios puede variar según la normativa y la política local; consulta a finanzas cuando corresponda.