Paquete de sede o cotización desglosada: compara el mismo evento

Define el mismo evento para ambas ofertas

Anota fecha, programa, montaje y salida, asistencia baja/esperada/alta, distribución, salas simultáneas y huéspedes. Distingue requisitos indispensables de mejoras opcionales. Envía la misma versión del brief a cada sede; una oferta para 40 asistentes no se compara directamente con otra para 70. Solicita una actualización por escrito cuando cambie el alcance.

Iguala salas, comida y producción

Marca cada requisito como incluido, cobrado aparte, condicionado, excluido o sin confirmar. El proyector de la sala principal no implica uno en cada sala secundaria. “Wi-Fi incluido” tampoco confirma una conexión de producción ni soporte técnico. Babson publica salas secundarias con costo adicional dentro de su oferta, mientras Emory describe una asignación de salas ligada al número de asistentes; son ejemplos de sus propias condiciones, no reglas universales.[1][2]

Pregunta qué servicios faltantes son imprescindibles y pide su precio documentado. No asignas costo cero a lo que la propuesta no menciona.

Separa pronóstico, mínimo y garantía

Registra pronóstico de participantes, mínimo facturable, número garantizado final y entradas reales. Pregunta cuál controla cada cargo y cuándo se puede modificar. Un evento de varios días puede tener mínimos diferentes por jornada. Distingue asistentes locales, huéspedes, ponentes y personal si el paquete los factura de modo distinto. No multipliques la tarifa por quienes llegaron si el contrato factura una garantía.

Calcula varios escenarios de asistencia

Como punto de partida: base del paquete = tarifa × el mayor entre pronóstico y mínimo acordado; base desglosada = cargos fijos + cargos por persona × cantidad facturable. Agrega extras indispensables, cargos e impuestos según la oferta escrita. Si la base imponible o la garantía no están claras, solicita un total final a la sede en vez de adivinar. Compara los casos bajo, esperado y alto, además del costo de una sala extra o más horas.

Ejemplo ficticio, con todo incluido: paquete de 90 por persona y mínimo de 45 frente a 2.400 fijos + 35 por persona. Con 30 asistentes, los totales son 4.050 y 3.450; con 45 son 4.050 y 3.975; con 60 son 5.400 y 4.500. Solo muestra la aritmética, no precios de mercado ni una recomendación.

Prueba los cambios que alteran el precio

Comprueba que pruebas técnicas, apertura, programa, cambios de sala, comida y desmontaje caben en el horario contratado. Pregunta por horas adicionales, personal técnico, internet, limpieza y proveedores externos. Un servicio incluido que no usas no genera automáticamente un crédito. Compara depósitos y condiciones de cambio por separado del precio y solicita aclaraciones escritas.

Descarga la hoja de comparación

Descargar la hoja editable de comparación de sedes (Markdown, inglés)

La hoja original reúne el brief común, inclusiones, tres escenarios, preguntas abiertas y decisión. Conserva las cotizaciones originales y marca como “sin confirmar” todo dato desconocido.

Aprueba una comparación equivalente

El responsable debe revisar alcance, capacidad, accesibilidad, total a una asistencia realista, calendario de pagos y dudas pendientes. Una oferta más barata que omite una sala o apoyo indispensable aún no es comparable. Después de confirmar la sede, actualiza la información pública de ubicación y llegada. Si publicas boletos en Boletolibre.com, verifica que esos datos coincidan con la reserva aprobada; guarda los importes comerciales en los archivos privados del organizador.

Preguntas para la sede

Pide respuestas incorporadas a la propuesta. Para obligaciones legales, impuestos o seguridad, consulta a especialistas locales antes de aprobar.