Checkliste für Aufbau und Übergabe einer Konferenz-Postersession

Zuordnungs- und Übergaberegister herunterladen

Zuordnungs- und Übergaberegister für Postersessions herunterladen (Markdown, auf Englisch)

Die bearbeitbare englische Vorlage enthält eine Karte für Kapazität und Format, eine Zeile pro Poster, eine Nachricht an Vortragende, einen Raumrundgang, ein Abweichungsprotokoll und einen Rückgabebeleg. Kopieren Sie sie für Ihre Veranstaltung und halten Sie die Versionen der Annahmeliste, des Raumplans und des Programms daneben. Das Blatt dient der Koordination und genehmigt weder die nutzbare Raumkapazität noch vorgeschriebene Wege. Die Posterkennung sollte in Register, Nachricht, Stellwandbeschriftung und öffentlichem Plan stabil bleiben.

Nutzen Sie die Vorlage, nachdem das Programm Poster angenommen oder zugeteilt hat, aber bevor endgültige Aufbauhinweise hinausgehen. Die Checkliste für Vortragsfolien prüft Dateien für die Wiedergabe im Saal; dieser Ablauf prüft physische oder elektronische Posterausstellungen und ihre Zuordnung. Der Lageplan-Leitfaden erfasst die ganze Veranstaltung. Hier verwenden Sie dessen genehmigte Raumgrenzen als Eingangsdaten und konzentrieren sich auf Posterplätze, Beschriftung, Aufbau und Abbau. Auch wenn eine Person mehrere Rollen ausfüllt, sind ihre Entscheidungen getrennt zu dokumentieren.

Zuständigkeiten und Versionen festlegen

Benennen Sie eine Posterkoordination für die Annahmeliste, eine Kontaktperson des Veranstaltungsorts für Raum und zulässigen Aufbau, eine Ansprechperson des Stellwand- oder Bildschirmlieferanten und eine Leitung vor Ort. Die Wikimedia-Hinweise verbinden die Arbeit der Posterkoordination mit Raumkapazität und dem Termin, zu dem die angenommene Auswahl feststehen muss. Legen Sie diese Meilensteine mit den Ausführenden für diese Veranstaltung fest; allgemeingültige Einreichungs- oder Aufbaufristen gibt es nicht.[1]

Fixieren Sie eine identifizierbare Listenversion, bevor Plätze vergeben werden. Halten Sie pro angenommenem Beitrag eine stabile Poster-ID, einen kurzen öffentlichen Titel, die Kontaktverantwortung, Thema, Sitzung, gewünschten Typ und offene Fragen fest. Private Kontaktdaten gehören nicht auf den öffentlichen Stellwandplan. Ändert die Programmleitung eine Annahme, zieht einen Beitrag zurück oder verlegt eine Sitzung, vermerken Sie die neue Version und informieren die Zuordnung. Mehrere per E-Mail versandte Tabellenkopien sind ohne Versionsführung keine verlässliche gemeinsame Quelle.

Vereinbaren Sie die Entscheidungsbefugnisse. Die Programmleitung entscheidet über Aufnahme und öffentlichen Titel, der Veranstaltungsort über Platzierung von Stellwänden, Bildschirmen und Menschen, der Lieferant über Ausstattung und Aufbau, die Saalleitung prüft die Lieferung. Eine technische Kontrolle billigt weder Forschungsinhalte noch Veröffentlichungsrechte oder Raumauflagen stillschweigend. Offene Fragen erhalten im Register eine zuständige Person und einen Entscheidungszeitpunkt, statt den Plan mit Annahmen zu füllen.

Angenommene Beiträge mit Raum und Ausstattung abgleichen

Zählen Sie nutzbare Stellwandseiten oder Bildschirm-Zeitfenster, nicht bloß Rahmen im Angebot. Eine beidseitige Wand bietet nur dann zwei Plätze, wenn beide Seiten im genehmigten Raumaufbau vorgesehen und nutzbar sind. Bestätigen Sie Anzeigegröße und Ausrichtung beim tatsächlichen Lieferanten; unterscheiden Sie Fläche der Stellwand und maximale Postergröße. Eine Chapman-Konferenz der AGU nennt für ihr eigenes Treffen Stellwandseite, kleinere Posterhöchstgröße und bereitgestellte Reißzwecken. Solche Angaben sind Beispiele zu prüfender Veranstaltungsdaten, keine übernehmbaren Standards.[3]

Führen Sie angenommene Anzahl, Sitzungsplan, Inventar und aktuellen Raumplan zusammen. Der ACL-Bericht zur Konferenzorganisation erklärt, dass Platz und Zeit von Poster- und Besucherzahl abhängen, und beschreibt unterschiedliche Anordnungen verschiedener Treffen. Die dortigen Flächenwerte pro Poster sind keine allgemeingültigen Abstandsregeln. Lassen Sie den Veranstaltungsort nutzbare Fläche, Wege, Zugänge, bestehende Möbel und Umbau für diese Veranstaltung freigeben. Übersteigt die Auswahl das Machbare, ändern Sie Plan, Zuteilung oder Angebot, bevor Sie Plätze versprechen.[2]

Falls E-Poster angeboten werden, definieren Sie die tatsächlichen Geräte und den Wechsel. Erhält jede präsentierende Person einen eigenen Bildschirm oder teilen sich Dateien ein zeitlich eingeteiltes Gerät? Klären Sie Ausrichtung, akzeptierten Dateityp, Medienwiedergabe, Steuerung, Ladeweg, Netzabhängigkeit und wer mit AV testet. Notieren Sie eine statische Ausweichlösung nur, wenn die Bedienung sie vereinbart und getestet hat. Ein Upload, eine Bildschirmbestellung oder das allgemeine Versprechen „digitale Poster“ beweist keine funktionierende Anzeige.

Jedes Poster einer Stellwandseite oder einem Bildschirm zuordnen

Weisen Sie jedem angenommenen Poster je Sitzung genau einen Anzeigeplatz zu. Nutzen Sie Wand-ID samt Seite oder Bildschirm-ID samt Zeitfenster; unterscheiden Sie auch zwei Beiträge derselben Person. Trennen Sie die Identität des Beitrags von seinem physischen Platz, damit eine versetzte Wand die Werk-ID nicht ändert. Prüfen Sie vor Veröffentlichung doppelte gleichzeitige Belegungen, Lücken und Beschriftungen ohne Beitrag. Eine Registerzeile muss beantworten können, was hier wann zu sehen ist und wer Abweichungen klärt.

Gruppieren Sie Themen nachvollziehbar und prüfen Sie die Gruppierung im echten Raum. Der ACL-Erfahrungsbericht nennt Themenbereiche als Orientierungshilfe und beschreibt, wie enge Reihen oder stark besuchte Nachbarposter die Bewegung behindern können. Das ist eine Planungsbeobachtung, keine Erlaubnis für eine bestimmte Gangbreite. Tragen Sie Stellwandseiten in den vom Veranstaltungsort genehmigten Plan ein und prüfen Sie Sicht, Zugang und parallele Nutzung mit ihm. Allgemeine Wegweiser bleiben in ihrem eigenen Register, ihre Ziele müssen jedoch mit diesem Plan übereinstimmen.[2]

Geben Sie genau eine Zuordnungsrevision mit Listenversion, Raumplanversion und Veröffentlichungszeit heraus. Gleichen Sie sie mit gedrucktem Programm, Online-Plan, Hinweisen an Vortragende und physischen Beschriftungen ab. Die Saalleitung braucht eine Offline-Kopie oder einen vereinbarten Zugriff für Netzausfälle. Ändert sich die Karte, bestimmen Sie alle zu korrigierenden Medien. Eine Tabellenänderung aktualisiert bereits gedruckte Etiketten und verschickte Nachrichten nicht automatisch.

Zuordnungsgerechte Anweisungen an Vortragende senden

Senden Sie jeder vortragenden Person die Angaben für Ankunft und richtigen Aufbau: Poster-ID und Titel, Sitzung mit Zeitzone, Raum, Stellwandseite oder Bildschirmplatz, bestätigte Maße oder digitale Dateivorgaben, Druckverantwortung, zulässige Befestigung und Hilfepunkt. Nennen Sie die für diese Veranstaltung bestätigten Ankunfts-, Anzeige- und Abbauzeiten. Die spezifischen AGU-Hinweise zeigen, wie eine Stellwandnummer in Programm und Nachricht erscheint und Material sowie Entfernung konkret benannt werden. Übernehmen Sie das Prinzip mit Fakten Ihres Orts und Lieferanten.[3]

Druckt eine lokale Firma einige Poster, klären Sie Bestellung, Zahlung, genehmigte Datei und Druckfreigabe, Abholstelle und Zustellung je Beitrag. Versprechen Sie nicht allen Vor-Ort-Druck, weil dafür ein Angebot existiert. Für digitale Anzeigen nennen Sie Uploadweg, tatsächliche Formatgrenzen, Testtermin oder Bestätigung und Ersatzkontakt. Prüfen Sie den Text vor dem Versand mit AV. Aus „E-Poster“ ergibt sich nicht, ob PDF, Standbild oder interaktive Datei erwartet wird.

Gestalten Sie die Nachricht schnell erfassbar und archivieren Sie ihre Revision. Nennen Sie den Meldeweg für falsche Stellwand, geänderten Titel, fehlende Befestigung oder unlesbare Datei. Hat die Veranstaltung Regeln für Foto- oder Onlinefreigaben von Forschungspostern beschlossen, kommunizieren Sie die tatsächliche Regel und deren Kennzeichnung vor Ort. Erfinden Sie keine Foto- oder Veröffentlichungsfreigabe. Erfassen Sie Bestätigungen oder offene Fragen, ohne Schweigen als gelungenen Aufbau zu werten.

Den Raum begehen, bevor er freigegeben wird

Begehen Sie nach der Platzierung den tatsächlichen Raum mit Veranstaltungsort, Saalleitung und zuständigem Lieferanten. Vergleichen Sie jede ID und Seite mit dem ausgegebenen Plan. Prüfen Sie, ob Labels aus der Anlaufrichtung lesbar sind, die Fläche nutzbar ist, vereinbarte Befestigungen vorhanden sind und der Platz im genehmigten Aufbau erreicht werden kann. Halten Sie abweichendes Licht, Mobiliar oder Catering fest und lassen Sie den Veranstaltungsort Änderungen entscheiden. Dieser organisatorische Rundgang bescheinigt weder Barrierefreiheit noch Sicherheit.

Öffnen Sie auf elektronischen Anzeigen eine Beispieldatei und jedes ungewöhnliche Format auf dem vorgesehenen Gerät. Prüfen Sie Ausrichtung, Beschnitt, Lesbarkeit vom Betrachtungsort, Navigation und Rückkehr ins Menü oder zum nächsten Beitrag. Gehören Medien zum akzeptierten Format, testen Sie sie mit AV; ist Gerät oder Netzweg nicht verfügbar, bleibt der betroffene Platz ungetestet. Ein erfolgreicher Test am Laptop der Koordination beweist die Wiedergabe am Veranstaltungsgerät nicht.

Notieren Sie Raumversion, Prüfzeit, beobachteten Fehler, Ort, Entscheidungsverantwortung und Ergebnis der Nachprüfung. Fehlt eine Wand oder fällt ein Bildschirm aus, halten Sie nur betroffene Zuordnungen zurück und entscheiden über Umzug, Reparatur, genehmigte Alternative oder Programmänderung. Informieren Sie Vortragende und Saalteam vor Eintreffen des Publikums. Verwenden Sie „bereit“, „bereit mit benannter Einschränkung“ oder „zurückgehalten“. Ein pauschales „alles fertig“ verdeckt offene Plätze.

Ausfälle, Wechsel und späte Korrekturen steuern

Halten Sie während des Aufbaus eine besetzte Stelle bereit, die veröffentlichte Karte und Wirklichkeit abgleicht. Erfassen Sie abwesende Vortragende, zu große Poster, fehlende Etiketten, doppelte Nummern oder E-Poster-Fehler mit Poster-ID und Zuordnungsrevision. Trennen Sie Beobachtung und Entscheidung: Freiwillige melden eine Abweichung, doch Koordination oder Veranstaltungsort müssen gegebenenfalls einen Platzwechsel genehmigen. Geben Sie der Saalleitung eine aktuelle Korrekturliste statt eines langen Nachrichtenverlaufs.

Vergeben Sie nach einem Rückzug eine freie Stellwandnummer nicht still neu. Programm, Beschriftung, Nachricht und Besucherkarten können weiterhin dorthin führen. Prüfen Sie zunächst, ob eine Neuvergabe ohne Zeit- oder Themenkonflikt möglich ist und der Veranstaltungsort die Position akzeptiert. Danach geben Sie eine neue Kartenrevision heraus, ändern Labels und betroffene Hinweise und informieren das Auskunftspersonal. Halten Sie fest, wer die endgültige Position geprüft hat.

Kommt jemand mit einem Ersatzposter oder einer neuen digitalen Datei, vergleichen Sie sie mit dem vereinbarten Format und benennen die Änderungen. Die Posterkoordination bearbeitet Identität, Titel und Programm; Druckerei oder AV prüfen neue Druckfreigabe oder Datei; der Veranstaltungsort entscheidet über Platzauflagen. Reicht die Zeit für eine Bestätigung nicht, verwenden Sie die bisher akzeptierte Anzeige, sofern sie noch gültig ist, oder halten den Beitrag nach dem Veranstaltungsverfahren zurück. Bloßer Empfang macht einen Ersatz nicht bereit.

Ausstellung schließen und Rückgabe dokumentieren

Teilen Sie vor der Sitzung mit, wann physische Poster entfernt werden müssen und wo Probleme gemeldet werden. Zum vereinbarten Ende prüft die Saalleitung jede nummerierte Wand oder Anzeige gegen das Register, vermerkt Verbliebenes und behandelt nicht abgeholtes Material nach der vereinbarten Anweisung des Veranstaltungsorts. Erfinden Sie keine allgemeine Entsorgungsregel. Die AGU-Seite bietet ein veranstaltungsspezifisches Beispiel für taggleiche Entfernung und bereitgestellte Befestigungen; Ihre Bedingungen gehören in Nachricht und Lieferantenübergabe.[3]

Gleichen Sie bei gemieteten Wänden oder Bildschirmen Lieferanteninventar, Befestigungen, Beschriftungen, Strom- und Steuerzubehör sowie Rückgabeort ab. Erfassen Sie Schäden und die Person, die die Rückgabe annimmt. Für digitale Dateien wendet AV oder die Datenverantwortung die genehmigte Ablage- und Zugriffsregel an; das Session-Register dokumentiert den Abschluss, statt zum unkontrollierten Forschungsarchiv zu werden. Geben Sie offene Geräte- oder Programmfragen an die allgemeine Raumrückgabe und Nachbesprechung weiter.

Ein Beispiel: 36 angenommene Poster sind auf zwei Sitzungen verteilt. Der Lieferant bestätigt nach dem Aufbau mit dem Veranstaltungsort 20 nutzbare Seiten; die Koordination weist je Sitzung 18 Poster zu, behält stabile IDs und veröffentlicht einen Kartenstand. Nach der Begehung werden zwei Themengruppen getauscht. Die Saalleitung prüft neue Labels, Online-Programm und Nachrichten, statt anzunehmen, die Kartenänderung erreiche alle automatisch. Diese Zahlen sind nur ein Beispiel und keine Kapazitätsformel.

Am Morgen der ersten Sitzung fehlt eine Autorin und eine andere Person bringt ein für die Stellwand zu breites Poster. Das Team protokolliert beide Fälle mit den IDs. Die Koordination lässt die Nummer der Abwesenden gesperrt, klärt die Übergröße mit Ort und Lieferant und meldet der Saalleitung nur genehmigte Umsetzungen. Zum Ende werden entfernte Poster und zurückgegebenes Material vermerkt. Die Unterlagen verknüpfen Annahme und wirklichen Raum auch nach Änderungen; eine ausgefüllte Liste bescheinigt keine sichere oder barrierefreie Sitzung.