Zeitplanvorlage für Event-Aufbau und -Abbau
Der Showablauf beschreibt das Programm für Gäste. Der Auf- und Abbauplan regelt Zugang, Fahrzeuge, Wege, Abhängigkeiten und die Rückgabe der Fläche. Diese Anleitung konzentriert sich auf genau dieses Zeitfenster.
Boletolibre-Redaktion
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Zugangszeiten schriftlich bestätigen
Lass ersten Zugang, letzte Räumung, Zeiten für Rampe und Lastenaufzug, Fahrzeuggrenzen, Sicherheitsanmeldung, Lagerung und Lärmbeschränkungen bestätigen. Prüfe Lieferwege im Lageplan. Frage jeden Dienstleister nach Fahrzeug, Team, Material und Arbeitsdauer. Trenne angefragte von genehmigten Zeitfenstern.
- Zugang und Rückgabe bestätigt.
- Rampen- und Fahrzeugregeln.
Von festen Zeitpunkten rückwärts planen
Beginne bei der genehmigten Türöffnung und der letzten Rückgabezeit. Plane rückwärts über Raumfreigabe, technische Prüfung, Installation, Lieferung und Einweisung. Jede Aufgabe braucht eine Vorgängeraufgabe und ein Freigabekriterium. Puffer müssen mit den Verantwortlichen abgestimmt sein; reale Dauern kommen vom Team vor Ort.[1]
- Prüfung vor Türöffnung.
- Abhängigkeiten und Puffer.
Liefer- und Montageterminen zuweisen
Nutze je Lieferung, Abholung oder Übergabe eine CSV-Zeile. Erfasse Lieferant, Verantwortliche, lokale Wunsch- und Genehmigungszeit, Rampe, Weg, Lagerort, Abhängigkeit und Status. Gib den aktuellen Plan auch an Sicherheits- und Rampenpersonal. Kläre Meldung und Entscheidung bei Verspätungen.
- Eine Zeile je Termin.
- Anfrage und Freigabe getrennt.
- Meldeweg bei Verzögerung.
Abbau vor Veranstaltungsbeginn planen
Vor Öffnung muss feststehen, wann Gästezonen für den Abbau freigegeben werden, welche Anlagen weiterlaufen und wer das Abschalten erlaubt. Plane Inventur, Verpackung, Abholung, Abfall und Schlusskontrolle. Fahrzeuge gehören nicht in belegte Fußwege. Die Kommunalbehörde Lichfield empfiehlt einen Zeitplan für Aufbau, Abbau und Wiederherstellung.[2]
- Gästebereich vor Abbau freigeben.
- Fachliche Zuständigkeit für Abschalten.
- Abholung und Reinigung.
Fläche dokumentiert übergeben
Gehe die Fläche mit dem Veranstaltungsort ab: Material entfernt oder Ausnahme schriftlich, Abfall und Schilder weg, Schlüssel zurück, Schäden dokumentiert. Bewahre Abholbelege und Ist-Zeiten auf. Eskaliere Verzögerungen vor der Frist. Der Prozess endet mit der bestätigten Übergabe.
- Gemeinsamer Rundgang.
- Belege und Ausnahmen.
- Bestätigte Übergabezeit.
Quellen und weiterführende Informationen
- Event Logistics Planning Checklist That WorksGeoEvent · Abgerufen
- Write an event management plan: Venue and site designLichfield District Council · Abgerufen