Vorlage zum Abgleich der Veranstaltungsanwesenheit

Zwei Quellen mit gleichem Umfang exportieren

Arbeitsbuch zum Anwesenheitsabgleich herunterladen (XLSX, Englisch)

Exportiere je Ticket-ID einen aktuellen Datensatz und Scanergebnisse für denselben Termin. Lass stornierte Tickets sichtbar. Unterscheide zugelassenen von abgelehnten Scans; das Vorzeigen eines Codes belegt keinen Einlass. Eventbrite erklärt, dass sein Check-ins-Bericht eingecheckte Tickets enthält, während seine App einen Code auch nur prüfen kann. Kontrolliere Einstellung und Bedeutung der eigenen Anbieterdatei.[2][3]

Ticket-ID als Schlüssel verwenden

Füge Tickets in Tickets und jeden Scanversuch in Scans ein. Das Buch zählt zugelassene Scans je ID und zeigt aktive Tickets mit und ohne Einlass, unbekannte IDs sowie mehrfach zugelassene Datensätze. Eine Käufer-E-Mail kann mehrere Tickets umfassen; auch die führende Vorlage empfiehlt dann eine Ticket-ID. Gleiche nicht nur Namen ab. Erweitere begrenzte Zeilen und Formeln vor einem größeren Import.[1]

Abweichungen vor der Meldung prüfen

Eine unbekannte zugelassene ID kann Spätverkauf, manuelle Korrektur, Exportdifferenz oder Fehler sein. Zwei zugelassene Scans können Wiedereinlass oder Duplikat bedeuten. Bei storniertem und dennoch eingelassenem Ticket prüfe die zeitliche Folge. Das Arbeitsbuch markiert Fälle, trifft aber keine Entscheidung. Die Einlassleitung vergleicht Papierlisten, Offline-Geräte, Wiedereinlass und Gästelisten mit dem Quellsystem.[3][4]

Bedeutung der endgültigen Zahl benennen

Dokumentiere Termin, Stichtag, einbezogene Ticketgruppen, Scanmodus, geklärte Ausnahmen und Freigabe. Ticketumsatz und aktuelle Belegung gehören nicht in dieselbe Anwesenheitszahl: ein aktives Ticket kann ungenutzt bleiben und ein Scan bedeutet nicht stets eine derzeit anwesende Person. Eventbrite unterscheidet eingecheckte und stornierte Status. Bewahre die Daten nach Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln auf.[4]