Kostenlose Eventbudget-Vorlage mit Rechenbeispiel
Ein Eventbudget hilft, wenn es laufend aktualisiert wird. Diese bearbeitbare Excel-Datei enthält Kosten, Einnahmen, Zusagen, Ist-Werte, automatische Abweichungen und eine Zusammenfassung. Das Beispiel einer Gemeindeveranstaltung ist vollständig fiktiv. Ersetze die Beträge und verwende für die gesamte Tabelle dieselbe Währung.
Boletolibre-Redaktion
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Eventbudget als Excel-Datei herunterladen (.xlsx)
Öffne die Datei in Excel oder einer kompatiblen Tabellen-App. Ersetze Eventname und fiktive Werte, ändere Positionen und nutze die Zusatzzeilen. Zusammenfassung und Abweichungen berechnen sich automatisch. Speichere vor vertraulichen Lieferantendaten eine eigene Kopie.
Die Datei hat ein Arbeitsblatt. Sie ersetzt weder Steuerberatung noch Liquiditätsplanung oder ein verbindliches Gebührenangebot.
Alle Kosten vor einer Zusage schätzen
Liste auch Posten auf, für die noch kein Anbieter feststeht. Prüfe Angebote auf enthaltene Leistungen: Miete kann Personal, Reinigung, Überstunden oder Technik ausschließen. Trenne Posten mit unterschiedlichen Verantwortlichen.[1][2]
- Ort und Technik: Miete, Bühne, Ton, Licht, Internet, Schilder.
- Menschen und Programm: Personal, Sicherheit, Redner, Reisen, Verpflegung.
- Gäste und Werbung: Marketing, Ticketing, Registrierung, Betreuung.
- Pflichten und Reserve: Versicherung, nötige Genehmigungen, zu prüfende Steuern, Puffer.
Die Reserve ist kein bereits bezahlter Aufwand. Lege sie nach konkreten Risiken und Freigaberegeln fest, nicht nach einem angeblich universellen Prozentsatz.
Schätzung, Zusage und Ist trennen
Eine Schätzung ist der erwartete Betrag. Zugesagt bedeutet eine genehmigte Verpflichtung, etwa ein angenommener Vertrag. Ist ist eine erfasste Rechnung, Zahlung oder Endabrechnung gemäß deiner gewählten Grundlage. Ein unverbindliches Angebot bleibt eine Schätzung.
Bei Kosten bedeutet Ist minus Schätzung eine Überschreitung, wenn der Wert positiv ist. In der Zusammenfassung wird das Kostenvorzeichen gedreht: Ein positiver Gesamtunterschied verbessert das Nettoergebnis. Vermerke Änderungen des Leistungsumfangs.
Einnahmen gesondert planen
Trage Tickets, Sponsoring, Waren und andere Einnahmen getrennt ein. Ticketumsätze stehen brutto bei Einnahmen; Zahlungs- und Ticketgebühren bei Kosten. So verschwinden Gebühren nicht in einer Nettoauszahlung.
Geplanter Überschuss ist geschätzter Umsatz minus geschätzte Kosten. Er ist kein Kontostand. Solange Ist-Werte fehlen, ist das erfasste Netto nur ein Zwischenstand.
Fiktives Beispiel verstehen
Das Beispiel in USD plant 6.300 Einnahmen und 5.430 Kosten einschließlich 400 Reserve: 870 geplanter Überschuss. Erfasste Beispielwerte zeigen 6.680 Einnahmen und 4.925 Kosten: 1.755 netto. Die Verbesserung um 885 ergibt sich aus 380 Mehreinnahmen und 505 geringeren Kosten. Das sind keine Marktpreise oder Boletolibre-Gebühren.
| Kennzahl | Plan | Erfasst | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Einnahmen | USD 6.300 | USD 6.680 | USD 380 höher |
| Kosten | USD 5.430 | USD 4.925 | USD 505 niedriger |
| Netto | USD 870 | USD 1.755 | USD 885 besser |
Die ungenutzte Reserve bleibt im Plan. Ziehe sie nicht zweimal ab. Neue Kosten gehören in eine konkrete Kostenzeile.
Budget fortschreiben und abgleichen
Aktualisiere es bei neuen Angeboten, Verträgen, deutlich anderen Ticketverkäufen oder genehmigten Ausgaben. Prüfe Steuern, Zuschläge und Stornobedingungen. Für mehrere Währungen braucht es eine gesonderte Wechselkursannahme.
Gleiche nach dem Event Einnahmen mit Abrechnungen und Kosten mit Rechnungen ab. Berücksichtige auch Erstattungen, Steuern und offene Beträge.
Quellen und weiterführende Informationen
- Wharton-Leitfaden zum EventbudgetWharton Marketing & Communications · Abgerufen
- Smartsheet-Überblick über Eventbudget-VorlagenSmartsheet · Abgerufen