Spesenabrechnung für Veranstaltungspersonal: bearbeitbare Vorlage
Wenn jemand aus dem Veranstaltungsteam eine Ausgabe privat bezahlt, muss nachvollziehbar sein, was gekauft wurde, für welche Veranstaltung und wie der Anspruch entschieden wurde. Diese Vorlage erfasst bereits entstandene Kosten. Eine geplante Bestellung benötigt einen anderen Antrag; ein genehmigtes Veranstaltungsbudget ist noch keine Einzelabrechnung.
Boletolibre-Redaktion
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Bearbeitbare Spesenvorlage herunterladen (Markdown, Englisch)
Die Datei enthält Veranstaltungs- und Personendaten, Einzelposten, Belegverweise, Vorschüsse, Prüfentscheidung und Zahlungsreferenz. Erstellen Sie eine Kopie je Person. Legen Sie zulässige Kategorien, Nachweise, Einreichungsweg und Zahlungszeitpunkt in Ihrer eigenen Richtlinie fest, bevor Personen Geld auslegen. Die Vorlage trifft diese Entscheidungen nicht.
Tatsächlich bezahlte Kosten eintragen
Tragen Sie Kaufdatum, Gegenstand, Veranstaltungszweck, Kategorie, Währung, Betrag und einen sicheren Belegverweis ein. Verknüpfen Sie eine vorherige Freigabe, sofern Ihre Regelung sie verlangt. Ein Angebot ist keine bezahlte Ausgabe. Bei mehreren Währungen werden Zwischensummen getrennt ausgewiesen; die Umrechnung folgt erst der genehmigten Methode der Finanzabteilung.
- Nennen Sie die zahlende Person, ihre Rolle und die konkrete Veranstaltungsausgabe.
- Erfassen Sie Vorschüsse oder direkte Zahlungen, damit nichts doppelt erstattet wird.
- Markieren Sie fehlende Belege und Ausnahmen für eine benannte Entscheidungsperson.
Anspruch prüfen und abschließen
Die Veranstaltungsleitung kann den Zweck bestätigen; die Finanzabteilung prüft Richtlinie, Belege, doppelte Ansprüche und Vorschüsse. Halten Sie genehmigten Betrag, Währung, Datum und den Grund einer Rückfrage oder Ablehnung fest. Die einreichende Person muss wissen, welche Antwort noch fehlt. Zahlungsreferenz und Status sind eigene Schritte: Eine Freigabe beweist keine Überweisung.
Persönliche Angaben schützen
Beschränken Sie den Zugriff auf Abrechnung und Belege. In einer gemeinsam genutzten Datei genügt die Zahlungsreferenz; Bank- und Kartendaten gehören in das freigegebene Finanzsystem. Dessen Aufbewahrungs- und Korrekturregeln gelten. Beschäftigte, Auftragnehmer und Freiwillige können lokal unterschiedlich behandelt werden; klären Sie dies bei Bedarf mit Finanz- oder Rechtsverantwortlichen.