Vorlage für einen Genehmigungsantrag zum Eventbudget

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Antrag und Entscheidungsprotokoll herunterladen (Markdown auf Englisch)

Nutzen Sie pro Budgetfassung eine Kopie und verlinken Sie Kostenplan und Angebote. Maßgeblich bleibt die Freigaberegel Ihrer Organisation.[2][3]

Die beantragte Entscheidung beschreiben

Nennen Sie Zweck, Ausgabe des Events, Umfang, Änderungen und eine echte Angebotsfrist samt Zeitzone. Trennen Sie geschätzte Kosten, bereits eingegangene Verpflichtungen und erwartete Einnahmen; eine Prognose ist noch kein Zahlungseingang.[1][2]

Zuständigkeit klären

Prüfen Sie, wer diesen Betrag nach Ihrer internen Regel freigeben darf und ob weitere Zustimmungen nötig sind. Erfinden Sie keine festen Reservequoten oder Angebotszahlen. Die Charity-Commission-Leitlinie gilt als Beispiel für Wohltätigkeitsorganisationen in England und Wales.[3]

Das Ergebnis nachvollziehbar festhalten

Notieren Sie Version, Obergrenze, Währung, Datum, zuständige Person und Ergebnis: genehmigt, unter Auflagen genehmigt, zur Überarbeitung zurückgegeben oder abgelehnt. Jede Auflage braucht eine verantwortliche Person und einen nächsten Prüftermin.[2]

Budget und Bestellung getrennt behandeln

Eine Budgetfreigabe belegt weder eine Bestellung noch einen Vertrag oder eine Zahlung. Verknüpfen Sie spätere Schritte mit eigenen Belegen und holen Sie bei wesentlichen Änderungen die nötige neue Freigabe ein.