Stakeholder-Map für Veranstaltungen: Vorlage und Vorgehen
Eine Stakeholder-Map hilft, wenn daraus eine Entscheidung oder ein Gespräch folgt und nicht nur eine Grafik entsteht. Veranstaltungsort, Ticketanbieter, Sponsoren und Gästegruppen benötigen vor Änderungen oft unterschiedliche Informationen. Die editierbare Vorlage hält diese Abhängigkeiten fest.
Boletolibre-Redaktion
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Stakeholder-Arbeitsblatt herunterladen (Markdown, English)
Kopiere die Vorlage und ersetze die Beispielzeilen. Notiere Rolle oder Gruppe, betroffene Entscheidung, Informationsbedarf, Kontaktverantwortliche, vereinbarten Kanal, nächste Aktion und Prüftermin. Persönliche Kontaktdaten gehören in das freigegebene Teamsystem, nicht in eine breit verteilte Map.
Mit Entscheidungen und betroffenen Gruppen beginnen
Sammle Entscheidungen zu Veranstaltungsort, Programm, Barrierefreiheit, Anmeldung, Tickets, Dienstleistern und Sponsorzusagen. Wer genehmigt, wer setzt um, wer ist betroffen? Berücksichtige auch Gästegruppen, deren Bedürfnisse sonst leicht fehlen. APM empfiehlt, Stakeholder früh zu erfassen sowie Interessen, Einfluss und Kommunikationswünsche zu prüfen.[1]
Aus der Map eine konkrete Abstimmung machen
Eine Einordnung nach Einfluss und Interesse gibt Orientierung, ersetzt aber keine Handlung. Halte Frage, Entscheidungsfrist, Kontaktweg und verantwortliche Person fest. Hole Rückmeldungen ein, solange sie die Entscheidung noch verändern können. Dokumentiere Antworten und offene Punkte; formelle Freigaben laufen über den vereinbarten Prozess.
Nach wesentlichen Änderungen aktualisieren
Prüfe die Vorlage erneut, wenn sich Ort, Dienstleister, Programm oder Annahmen zur Anmeldung ändern. Kläre, wer nun entscheidet und welche Gruppen neue Informationen brauchen. Die Rollenmatrix verteilt Arbeit; der Kommunikationsplan verteilt freigegebene Angaben. Diese Map zeigt, von wessen Rückmeldung beides abhängt.
Quellen und weiterführende Informationen
- Communicate: first principle of stakeholder engagementAssociation for Project Management · Abgerufen