Checkliste zur Freigabe von Rechnungen für Eventdienstleister
Eine Rechnung kann eintreffen, obwohl sich der Leistungsumfang geändert hat. Vergleichen Sie Vereinbarung, Abnahme und Rechnungsbetrag, bevor Sie die Zahlung freigeben. Eine Freigabe belegt noch keine Zahlung.
Boletolibre-Redaktion
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Ein Blatt je Rechnung: Veranstaltung, Lieferant, Vertrag, Rechnungsnummer, Prüfer, Nachweise, Abweichung und Entscheidung dokumentieren. Örtliche Steuer- und Freigaberegeln gelten zusätzlich.
Auftrag, Leistung und Rechnung abgleichen
Bestimmen Sie den abgerechneten Meilenstein und genehmigte Änderungen. Lassen Sie die operative Leitung Lieferung oder Leistung bestätigen. Vergleichen Sie Menge, Preis, Währung und Fälligkeit. Der Rechnungseingang allein beweist keine Abnahme.[2]
Offenen Betrag prüfen
Prüfen Sie Positionen, Steuern, Anzahlungen, Teilzahlungen und Gutschriften. Bei 1.000 Gesamtbetrag, 200 Anzahlung und 100 Gutschrift bleiben 700 offen, sofern die Rechnung diese Beträge noch nicht verrechnet hat. Doppelte Rechnungen sperren.
Geänderte Bankdaten unabhängig bestätigen
Nutzen Sie bei geänderten Zahlungsdaten einen bereits bekannten Kontaktkanal statt der Nummer in der Änderungsnachricht. Halten Sie die Bestätigung fest.[3]
Freigeben, zurückstellen oder ablehnen
Befugte Personen dokumentieren Betrag und Entscheidung oder benennen eine Klärungsverantwortliche. Nach der tatsächlichen Zahlung sind Referenz, Datum und Betrag getrennt abzustimmen.
Quellen und weiterführende Informationen
- A practical supplier invoice approval checklistInvoliqo · Abgerufen
- Requestor Quick Start GuideHarvard University Procurement · Abgerufen
- Business Email CompromiseFBI Internet Crime Complaint Center · Abgerufen