Zugriffs- und Sicherheitscheckliste für ein gemeinsames Event-Supportpostfach

Postfachmodell und Besitzer feststellen

Bearbeitbares Zugriffsregister herunterladen (Markdown, Englisch)

Dokumentieren Sie veröffentlichte Adresse, Plattform, Postfach- oder Gruppentyp, Ausgabe und geschäftlichen Besitzer. Microsoft-Postfach, Gmail-Delegation, Google Collaborative Inbox und Helpdesk-Queue haben unterschiedliche Rechte. Benennen Sie einen organisationskontrollierten Administrator, Supportleitung und Vertretung; bewahren Sie Wiederherstellungsanweisungen geschützt auf.[1][2][3][4]

Jede Berechtigung einzeln genehmigen

Der Antrag nennt Person, Grund, Adresse, Lese- oder Verwaltungsbedarf, Antwortidentität und Enddatum. Der Postfachbesitzer genehmigt dies nachvollziehbar. Bei Microsoft 365 verleiht Full Access nicht automatisch Send As; bei neuen gemeinsamen Postfächern ist direkte Anmeldung standardmäßig gesperrt. Prüfen Sie Ihre Plattform und nutzen Sie individuelle Konten.[1][2][3][4]

Den tatsächlichen Supportweg prüfen

Senden Sie eine harmlose Nachricht aus einem Teamkonto. Prüfen Sie Eingang, Sichtbarkeit oder Zuweisung, öffentliche Absenderadresse und Zustellung der Antwort. Kontrollieren Sie Wege für Ticket-, Rückzahlungs- und Barrierefreiheitsfragen ohne echte Gästedaten. Prüfen Sie Weiterleitungen, Filter und automatische Antworten. „Recht vergeben“ ist kein Funktionstest.[1][2][3][4]

Vertretung und Wiederherstellung vorbereiten

Legen Sie Supportzeiten, Eskalation und Abdeckung bei Abwesenheit fest. Eine Vertretung braucht einen geprüften Zugriff und eine erreichbare Person für Rechteänderungen. Dokumentieren Sie, wie die Organisation nach Ausfall des Besitzers oder Dienstleisters die Kontrolle zurückerhält. Keine Notfallpasswörter im Register.[1][2][3][4]

Zugriffe bei Änderungen und Abschluss prüfen

Prüfen Sie bei Personal- und Anbieterwechsel, nach befristeten Schichten und am Veranstaltungsende. Entfernen Sie abgelaufene Lese- und Sendrechte, prüfen Sie Weiterleitungen und planen Sie späte Ticketfragen. Wenden Sie die Aufbewahrungsregel an und dokumentieren Sie Genehmigung, Freigabe, Prüfung und Entzug.[1][2][3][4]