Exporter les données d’inscription à un événement : liste de contrôle

Définir l’usage et ce que représente une ligne

Télécharger la fiche modifiable d’export et de transmission (Markdown, anglais)

Décidez si une ligne correspond à une commande, un billet, une personne, une inscription ou un pointage. Un acheteur peut prendre plusieurs billets, chacun ayant son titulaire et son état d’entrée. Indiquez édition, date ou séance ; le titre d’une série ne suffit pas. Notez la décision servie par le fichier : admettre les invités, préparer les repas, rapprocher les paiements ou mesurer la présence.[1][2][3][4]

Limiter les champs au besoin du destinataire

À l’accueil, le nom, le type de billet ou de siège, l’état d’accès et une référence pour les exceptions peuvent suffire ; prix et préférences marketing ne sont pas nécessaires. La restauration peut avoir besoin de nombres par choix, pas de noms ; les finances utilisent commandes et transactions, pas une liste d’entrée. Justifiez chaque champ. Les besoins alimentaires ou d’accessibilité exigent une transmission distincte et restreinte au personnel concerné. Suivez les règles locales et la politique approuvée.[1][2][3][4]

Dater et décrire l’instantané

Notez système source, opérateur, filtres, édition, sens des états, heure et fuseau, nombre de lignes et version. Vérifiez la présence des dossiers en attente, annulés, remboursés, offerts, transférés et déjà pointés. Les définitions varient : un export de commandes n’est pas toujours une liste de personnes, et une commande terminée ne prouve pas une présence. Gardez les identifiants d’origine et contrôlez accents et dates dans l’outil destinataire.[1][2][3][4]

Transmettre par un canal approuvé

Donnez à chacun uniquement la vue autorisée par un canal à accès contrôlé. N’envoyez pas toute la base à un bénévole temporaire et ne la placez pas dans un dossier public. Précisez droits d’impression, téléchargement ou transfert, responsable des exceptions et horaire de mise à jour. Une liste d’accueil hors ligne doit être horodatée et rapprochée du système ensuite : elle ne voit pas les ventes, remboursements ou entrées ultérieurs.[1][2][3][4]

Rapprocher puis retirer les copies

Comparez lignes et totaux par état avec la source lors de la création et après les changements majeurs. Notez exclusions et version utilisée pour badges, repas ou rapports. Après l’événement, rapprochez les entrées avec le système actif, récupérez les impressions et appliquez la durée de conservation validée pour chaque destinataire. Dossiers financiers et exports opérationnels peuvent suivre des règles distinctes ; un guide général ne fixe pas de délai universel.[1][2][3][4]