Checklist d'approbation des factures de prestataires événementiels
Une facture peut arriver après une modification de la prestation. Comparez l'accord, la livraison acceptée et le montant facturé avant d'autoriser la suite. L'approbation ne prouve pas le règlement.
La rédaction de Boletolibre
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Une fiche par facture : événement, fournisseur, contrat, numéro, responsable, pièces, anomalie et décision. Respectez aussi les règles fiscales et d'habilitation locales.
Rapprocher accord, réception et facture
Repérez le jalon facturé et les changements validés. Faites confirmer la prestation par le responsable opérationnel. Contrôlez quantités, prix, devise et échéance ; une facture reçue n'est pas une preuve de réception.[2]
Calculer le solde sans double déduction
Vérifiez lignes, taxes, acomptes, paiements partiels et avoirs. Pour un total de 1 000, un acompte payé de 200 et un avoir de 100, le solde est 700 seulement si ces montants ne sont pas déjà déduits. Recherchez les doublons.
Confirmer un changement bancaire hors du courriel
Contactez un interlocuteur connu par un canal vérifié auparavant, et non par le numéro indiqué dans la demande de changement. Consignez cette confirmation.[3]
Approuver, suspendre ou rejeter
La personne habilitée note le montant approuvé ou confie l'anomalie à un responsable. Après le paiement réel, rapprochez référence, date et montant séparément.
Sources et lectures complémentaires
- A practical supplier invoice approval checklistInvoliqo · Consulté
- Requestor Quick Start GuideHarvard University Procurement · Consulté
- Business Email CompromiseFBI Internet Crime Complaint Center · Consulté