Visite d’un lieu événementiel : checklist avant de signer

Préparer la visite à partir des besoins

Classez les exigences en indispensables, conditionnelles ou souhaitables. Demandez le plan prévu et les interlocuteurs utiles. Visitez si possible à une heure proche de l’événement. Demandez l’autorisation pour photos et essais. La visite ne remplace pas l’expertise locale en sécurité, accessibilité ou autorisations.

Parcourir les trajets du public et des fournisseurs

Suivez le trajet depuis le transport ou la dépose jusqu’à l’entrée, la file, l’accueil, les sanitaires, la salle et la sortie. Parcourez réellement l’accès sans marche. Vérifiez scène, sièges, allées et capacité utile dans la configuration prévue. Suivez aussi le chemin de livraison jusqu’au stockage et à la scène.

Vérifier les services essentiels

Avec accord du lieu, testez la connexion aux postes d’accueil et de régie. Repérez électricité, lignes de vue et qualité sonore. Demandez qui gère audiovisuel, lumière, température et incidents. Examinez restauration, eau et déchets si nécessaires.

Noter preuves et questions ouvertes

Une ligne par exigence : promesse du lieu, constat, preuve, verdict, responsable et échéance. Utilisez vérifié, conditionnel, échec ou inconnu. Ne photographiez qu’avec permission et évitez les données personnelles inutiles. Faites confirmer par écrit les points non observés.

Télécharger le CSV original de visite

Décider avec des conditions explicites

Écartez un lieu si un indispensable échoue sans solution crédible. Pour une acceptation conditionnelle, notez correction, coût et preuve attendue avant signature. Comparez les lieux selon les mêmes critères et gardez la justification. Faites annexer plans et horaires convenus à l’offre.