カンファレンスの聴衆質問キュー：確認・司会への引き継ぎチェックリスト

セッションごとに一つのキューと判断担当者を決める

編集可能な質問キュー・引き継ぎ表をダウンロード（Markdown、英語）

質問を募る前に、そのセッションのキューを定義します。セッションID、受付開始・終了の合図、投稿経路、会場マイクとオンラインフォームのどちらを使うかを記録します。投稿文を確認する担当者、壇上に出す質問を決める司会、公開画面を操作する技術担当、セッション外の問題を扱うプログラムまたは行動規範の連絡先を指定します。一人が複数役を担っても、決定権と合図は明確にします。

英語の編集可能なワークシートには、キューの設定、最小限の質問台帳、進行中の合図、未解決分の引き継ぎ欄があります。セッションごとにコピーし、版を付けてください。名前、連絡先、未確認の原文は承認されたツールか閲覧制限のある記録に置き、広く共有する進行表には短い話題と参照番号だけを載せます。SlidoとZoomでは役割や設定が異なるため、実際のアカウントで機能を確認します。[1][3]

聴衆から確認担当者までの経路を試す

質問できる場所と時間、選び方、時間切れ時の扱いを参加者に伝えます。QRコードを使う場合は、入力できる文字のURLも示します。会場マイクなど別の参加方法があるなら説明し、デジタル投稿だけを唯一の経路にしないでください。匿名性、投票、編集、公開回答は、使用ツールとイベントの方針を確認する前に約束しません。

参加者画面からテスト質問を送ります。確認担当者は想定したキューに届いたか、司会は短い合図を受け取れるか、技術担当は公開画面に何が見えるかを確認します。重複、取り下げまたは保留、受付終了時の投稿も試します。Slidoでは該当するモデレーション機能が有効なら審査待ちにできます。ZoomウェビナーのQ&Aには独自の役割、表示、匿名設定があります。どのツールでも同じ操作ができるという意味ではありません。[1][3]

司会に渡す前に質問を確認する

届いた項目に、このセッションの候補、重複・統合候補、確認待ち、対象外、専門担当者への保留といった簡単な状態を付けます。確認担当者は話題や回答者を提案できますが、壇上で扱うかは司会が決めます。短い参照番号と状態で、質問が黙って消えないようにします。原文を共有表へ丸ごと複製しないでください。人物、出来事、機密事項に関する質問はイベントで承認された非公開経路へ送ります。

承認ボタンを押す前に公開範囲を確認します。Slidoではモデレーション中に承認された質問が参加者に公開され、そのヘルプは保留中の質問を後で承認すると私的な返信も見える場合があると説明します。Zoomの該当ウェビナー設定では、回答済みのみを見せるか全質問を見せるか選べます。確認担当者は現在の設定を把握し、自由記述の公開を項目ごとに判断します。[2][3]

選んだ質問を明確な合図で渡す

選んだ質問を司会へ渡す形式を決めます。参照番号、確認済みの短い文面、想定する回答者、画面表示の可否を含めます。司会は読み上げる、意味を変えずに言い換える、または進行形式に従って質問者に話してもらうことができます。技術担当は合図後にだけ表示します。賛成票の順番、重複数、AIによる要約は整理の参考にとどめ、壇上での採否は人が決めます。

合図には確認を返します。確認担当者が「送信」、司会が参照番号の受領、技術担当が正しい項目または非表示を確認し、回答後は回答済み・一部回答・未解決を記録します。登壇者が回答を後回しにしたら、回答済みにはせず次の判断者を記します。Johns Hopkinsの司会向け資料は質問と発言順の管理を進行役の仕事としています。この表は質問数を一律に決めず、引き継ぎを追跡できるようにします。[4]

進行変更をキューに反映する

進行が遅れたら、司会がそのセッションで合意した最後の質問の合図を出します。確認担当者は新たな壇上での順番を約束せず、その後の投稿を未選定または確認待ちにします。ツール、参加者ネットワーク、画面が故障した場合、事前に試した代替経路が承認済みの参加・プライバシー条件を満たすときだけ使います。会場マイクは対話を続けられても、非公開のテキストキューや投稿履歴を再現しません。

侮辱的な内容、センシティブな情報、専門的な回答が必要な質問は、指定された行動規範、プライバシー、プログラムの窓口へ送ります。この表でボランティアに法務、医療、安全、子どもの保護に関する判断を求めません。公開画面には承認済みの内容だけを出し、司会には進行に必要な情報だけを渡します。機械翻訳やAI要約を人の確認なしに参加者の発言として公開しないでください。

残件それぞれに次の担当者を付ける

終了時には、ライブ回答済み、一部回答、別の回答で扱われた重複、未選定、担当者待ち、取り下げまたはイベントの手順に従った保留を分けます。書き出しの可否と閲覧者は別に決めます。ZoomにはウェビナーQ&Aレポートの説明がありますが、利用可否と内容は製品や設定次第です。書き出せても個人情報の配布が許されるわけではありません。司会とプログラム担当へ状態別件数と未解決の参照番号を渡します。[3]

後日回答を約束した場合、担当する登壇者またはプログラム担当、承認済みの連絡経路、次の確認を記録します。約束していなければ、架空の期限を設けず明記します。回答案を登壇者の発言として扱う前に本人が確認し、承認された広報経路でのみ公開します。残件に担当者か「追跡しない」という記録済み判断が付いたら版を閉じ、後の編集で実際の進行が書き換わらないようにします。

例：似た質問二つと遅れて届いた一つ

あるパネルに、同じ予算判断について表現の異なる質問が二つと、別の紛争に関する遅い質問が届いたとします。確認担当者は元の参照番号を二つ残し、中立的に統合した文案を提案して司会の承認を得ます。司会は適切なパネリストに尋ね、技術担当は合図後に承認済み文面だけを表示します。元の二件はその回答で扱われたと記録し、参加者名を進行表にコピーしません。

紛争に関する質問は最後の合図後に届きます。確認担当者は画面に出さず、回答も約束しません。イベントの非公開経路でプログラム担当に審査を引き継ぎ、司会は公表済みの進行に沿って終了します。これは判断の流れの例であり、似た質問を必ず統合したり遅い質問に必ず文書回答したりする規則ではありません。