カンファレンスのライブ投票進行表と代替手順チェックリスト
質問や通信、投影画面を確かめる前に参加コードを出すと、ライブ投票がセッションを止めてしまいます。投票ごとに責任者を決め、登壇者、司会、AV技術担当をつなぐ短い進行表を用意しましょう。会場が承認した機材と通信の計画に従います。このチェックリストは特定の投票サービスや、参加者全員のスマートフォン所持を前提にしません。
Boletolibre編集部
公開日
回答で何を変えるか決める
まずセッション中の判断を一つ定めます。回答で議論のテーマを選ぶのか、事前知識を把握するのか、比較を始めるのかを決め、登壇者が結果をどう使うか記します。議論に影響しないなら、投票に時間を割く必要があるか見直します。セッション、質問文、選択肢、承認済み版を記録し、複数人が編集できる場合は変更権限と版の確定時点を決めます。
役割を分けます。登壇者は導入と解釈、司会は機能があり合意済みなら回答の監視、技術担当は投影とAV障害の対応を担います。一人で複数役を兼ねても、引き継ぎの合図は明確にします。登壇者が話しながら投影を修理する状態を避けます。投票に使える時間は一律に決めず、セッション責任者と確認します。
質問と参加経路を承認する
質問を声に出して読み、各選択肢が同じ問いに答えているか確かめます。平易な表現ですべての選択肢を表示し、一つだけ選ぶのか複数選べるのか伝えます。W3Cのフォーム解説はラベル、操作説明、分かりやすい応答を求めています。実際の参加画面を点検する手掛かりとして使い、サービスのアクセシビリティ認証とみなしてはいけません。イベントで使う言語と参加経路に沿って試します。[3]
QRコードに加えて短いURLも示し、適切な端末や通信を使えない人の参加・閲覧方法を決めます。匿名だと約束したり自由記述を表示したりする前に、サービスが何を収集するか確認します。氏名、個人的な例、扱いに注意が必要な回答が出る可能性があれば、承認済みのモデレーションと表示方法を使うか質問を変更します。現行設定とイベントのプライバシー案内も確認します。
投票ごとにセッション進行表へ記す
編集可能なライブ投票進行表をダウンロード（英語のMarkdown）
セッションごとに英語の編集可能なシートを複製します。承認済み質問と版、参加経路、画面の入力元、合図、操作担当、テスト結果、代替方法を記します。表は合図の順番であり、一律の所要時間ではありません。同じ投票IDをスライド、司会メモ、技術担当の表示一覧に書き、編集された別の投票が練習済みのものと入れ替わらないようにします。
| 合図 | 担当と動作 | 記録または判断 |
|---|---|---|
| 開場前 | 登壇者が文面を承認し、司会と技術担当が各画面を試す | ID、版、参加者テスト、代替手順 |
| 開始 | 登壇者が説明し、操作担当が承認済み投票を開く | 正しい質問と入口の表示 |
| 回答・終了 | 司会が監視し、登壇者が合図で閉じる | 画面状態と除外した試験回答 |
| 障害 | 責任者が代替を選び、技術担当が障害に対応 | 変更・中止・再試験と担当 |
実際の経路を試し、代替手順を決める
会場内で参加者が使う種類の端末とネットワークを使い、参加者の視点で練習します。実際の入口から回答を送信し、受付の表示と投影状態を確認してから、ツールで可能な方法でテスト回答を削除または明確に除外します。Poll Everywhereの公式準備リストは、同製品の回答URL、試験回答、表示、共有モデレーションリンクの確認を挙げています。他製品でも確認の考え方を生かし、同じ操作があるとは決めつけないでください。技術担当と司会は各自のアクセスを別々に試します。[1]
開場前に、参加ページ、会場の参加者用通信、司会画面、投影結果のいずれかが失敗した場合を決めます。単純な選択なら挙手で代替できる場合がありますが、慎重な扱いや匿名性が必要な質問は中止が適切な場合もあります。判断者と合図を進行表に記します。代替方法でも匿名性や同等の投票数が保たれると約束してはいけません。会場設備の障害は技術担当と会場責任者が承認済みの計画で対応します。
投票を実施し、結果を説明して閉じる
合図が出たら目的、参加方法、そのセッションでの回答終了時点を説明します。収集開始前に操作担当が正しい投票の表示を確認します。司会または登壇者が終了を合図し、技術担当はその合図で画面を切り替えます。自由記述は設定済みの承認手順を通ったものだけ表示します。Poll Everywhereは一部の活動向けに共有モデレーションを説明していますが、すべてのツールにある機能ではありません。[2]
結果を示す際は、その質問への回答数であり、参加者全員の意見ではないと伝えます。読む時間を取り、試験回答、未完了回答、除外した回答があれば解釈前に説明します。実施、変更、中止の別と理由、次の担当を記録します。結果の書き出しや公開は別に判断します。その場で表示したことは公開の許可ではありません。最終状態をセッション責任者に渡し、イベントの承認済みデータ取扱計画に従います。
出典と参考資料
- イベント準備チェックリストPoll Everywhere · 確認日
- 共有モデレーションPoll Everywhere · 確認日
- フォームのチュートリアルW3C Web Accessibility Initiative · 確認日