イベント進行表テンプレート：節目・担当・依存関係
作業一覧だけでは進行表になりません。次の作業を始める条件、責任者、完了の証拠が必要です。Googleの最上位結果は作業、日付、節目、依存関係を持つ編集可能な表です。この独自シートは専用ソフトがなくても関係を追えるようにします。
Boletolibre編集部
公開日
開催日と動かせない節目から逆算
開催日、開場時刻、会場確定、販売開始、業者契約、許認可など実際に固定された期限を記します。担当者に承認や修正も含めた所要時間を確認します。例としての「八週間」を全イベントに当てはめてはいけません。不確実性は関係する節目に書きます。
- 最終節目とタイムゾーンを明記。
- 承認、契約、公開、リハーサル、開場判断を列挙。
- 作業者本人と期間を見積もる。
- 撤回しにくい約束の前に修正余地を残す。
各作業に前提条件と完了基準を
「購入動作を確認」は検証できる節目であり、そこへ至る設定は作業です。各行にIDを付け、後続行から前提IDを指定します。公開ページに購入確認と情報承認の両方が必要なら両方を記します。最上位のGanttPROテンプレートが示す節目と依存関係を、この表では持ち運びやすい列にしています。[1]
| 行 | 前提 | 完了確認 |
|---|---|---|
| 目的を承認 | なし | 責任者が成果を承認 |
| 定員を確定 | 目的と予算 | 会場条件と定員を確認 |
| 購入を試す | 券種の設定 | 試験購入と通知を確認 |
| ページ公開 | 購入と記載の承認 | ページとリンクを確認 |
担当者一人と明確な状態
各節目には完了を判定できる一人の担当者が必要です。協力者は複数でも「広報部」は個人の責任者ではありません。未着手、順調、危険、停止、完了などで記録します。停止中なら必要な決定、決定者、最終安全期限を書きます。下書きは公開済みではありません。
- 担当者：節目に責任を持つ人。
- 予定日と実績日：計画と事実を分ける。
- 前提ID：先に終わるもの。
- 完了基準：観察できる確認。
- 余裕・判断：回復時間または相談先。
例：販売準備から開場まで
小規模イベントは目的を承認し、会場と定員を確定し、券種を設定し、購入とメールを試し、アクセス情報を承認してからページを公開します。ページと販売リンクの確認後に告知を始めます。担当者と業者を確認して入場訓練を行い、未解決事項を開場判断に回します。テンプレートの日付欄は意図的に空白です。実際の準備期間を入れてください。
ページ公開には購入確認と記載承認という二つの前提があります。購入確認が遅れれば、文章が完成していても公開日と告知開始日を見直します。
遅延したら後続を再計画
各確認で予定日と実績日を比べます。前提が遅れたら進められない後続作業を探し、担当者へ連絡します。次の固定期限まで余裕があるか確認します。開催日を動かせないなら、任意作業を減らすか承認を得て公開計画を変えます。元の計画と変更理由を残します。
出典と参考資料
- Event timeline templateGanttPRO · 確認日