イベントスタッフの立替経費精算フォームと確認手順
スタッフがイベントの費用を立て替えたら、何を、どの開催回のために購入し、申請がどう処理されたかを残します。このフォームは支払済みの費用向けです。購入前の申請とは分け、イベント予算の承認だけで個々の精算が認められたと判断しないでください。
Boletolibre編集部
公開日
編集可能なフォームを入手する
ファイルにはイベントと申請者、明細、領収書の参照、前払い、確認結果、支払参照番号の欄があります。申請者ごとに複製してください。対象費目、必要な証拠、提出先、支払時期は、スタッフに立替を依頼する前に自団体の方針で定めます。このひな形自体は方針になりません。
実際に支払った費用を記録する
各明細に購入日、品目、イベントでの用途、区分、通貨、金額、安全に保管した領収書の参照先を記入します。事前承認が必要ならその記録も結び付けます。見積書を支払済み費用として扱わないでください。複数通貨の小計は分け、換算は財務担当の承認済み方法に従います。
- 支払った人、役割、開催回を特定します。
- 前払いまたは直接支払済みの額を記録し、二重払いを防ぎます。
- 証拠不足や例外は担当者が判断できるよう明示します。
確認結果と支払を分ける
イベント責任者は用途を確認し、財務担当は方針、証拠、重複、前払いを確認します。承認額と通貨、日付、差し戻しや不承認の理由を残し、申請者に次の対応を伝えます。承認と支払は別の段階です。承認済みの署名だけでは送金が完了した証拠にはなりません。
個人情報を必要な範囲にとどめる
フォームと領収書は必要な担当者だけが閲覧できる場所に置きます。共有表には支払参照番号を記し、口座番号やカード情報は承認済みの財務システムで扱ってください。保管と訂正もその手順に従います。雇用者、請負人、ボランティアで現地の扱いが異なる場合は担当者に確認します。