イベント業者との契約終了チェックリスト

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業者終了チェックリストをダウンロード（Markdown・英語）

業者、イベント、契約ごとに一部作ります。署名した範囲、承認済み変更、受領記録、請求書を安全な場所で参照します。各行を完了、対象外、未完了とし、証拠、確認者、日付を記します。担当のない例外は閉じません。

上位記事は物理的な完了と事務上の終了を分けます。この区別は有用ですが、カナダ公共部門の会計規則を民間イベントに適用しません。[1]

業務、ファイル、物品返却を確認

納品やサービスが合意と変更に沿っているか確認します。飲食なら提供と機材撤去、映像なら最終ファイル、制作なら搬出などです。既存の納品管理表と会場引渡し表への参照を置き、重複作成しません。

貸与機材、無線機、バッジ、鍵、入場許可、システム権限を確認します。承認済みの引渡しが残る間に権限を無計画に消さず、承認者、実施者、結果を記録します。

金銭と未解決項目を照合

財務担当は最終請求書を注文、変更、前払、クレジット、受領と照合します。争いのある金額と担当を明示しますが、この表だけで支払停止を判断しません。請求書承認記録に詳細を残します。

CanadaBuysは公共契約で納品、受領、支払、未解決の不備を確認します。順序は参考になりますが、民間の支払規則ではありません。請求、税、救済は実際の契約と地域の専門家に確認します。[2]

継続義務を割り当てて終了を承認

保証、素材の使用権、守秘、データ処理、修正作業は残り得ます。根拠文書、担当、次の確認日を記します。争点には業者の回答を添えます。実績評価は将来の発注判断用で、事務上の終了とは別です。

主催者の承認者と財務の確認者を定めます。自組織の手順に沿って完了した場合のみ終了とし、未完了なら担当つきで保留します。機密請求書や参加者情報を公開せずに保管します。記録への署名だけで請求権を放棄したことにはなりません。[3]