開場前の会場確認と引き継ぎチェックリスト

開場記録を一枚用意する

編集可能な開場前確認表をダウンロード（Markdown・英語）

会場またはイベント区画ごとに英語の記録表を複製します。計画の版、合意した開場時刻、巡回経路、サービス担当、判断権限者を記入してください。Cornell Techは、開始前にイベント管理担当と部屋の設営を確認し、ケータリングとITの担当にも会うよう案内しています。自分の会場の担当範囲と入室規則に合わせて引き継ぎます。[1]

担当者と来場者の動線をたどる

到着地点から受付を経て使用する各部屋まで、来場者の経路をたどります。各担当者に、単にチェックを付けるのではなく、実際の設営を承認済みの資料と照合してもらいます。Palmer Commonsは部屋の設営確認と必要に応じた音声確認を挙げています。Michigan Rossは当日のAV、飲食、受付の確認も挙げています。[2][3]

例外を見える状態に保つ

相違点ごとに、観察した状態、担当者、次の対応、再確認時刻を記録します。案内表示の不足、未試験の映像入力、仕入先の遅れは別々に扱い、開場が近いという理由で「保留」を「準備完了」に変えないでください。出入りや避難経路など専門的な事項は、承認済み計画に従って会場の権限ある担当者へ渡します。

開場判断を記録して伝える

判断権限者が「準備完了」「条件付き」「開場保留」を記録します。条件付きは、権限者が是正措置と来場者への案内を伴う差異を認めた場合だけです。専門確認の免除にはなりません。保留時は到着者への連絡担当と次の確認時刻を決めます。判断時刻、会場側と主催者側の確認、入口担当の受取人、記録表の版を残し、実際の開場前に状態の変化を再確認します。